Vad ska jag tänka på vid inspelning och transkribering av intervjuer?

Inspelningar ska ske med diktafon som inte är ansluten till internet. Det är viktigt att diktafonerna och eventuella minneskort som används i diktafonerna hanteras på ett sådant sätt att inte obehöriga får tillgång till det inspelade materialet. Viktigt att tänka på är också att det inspelade materialet raderas på ett ändamålsenligt sätt från diktafoner och eventuella minneskort efter det att de har kopierats till ett lämpligt ställe med adekvat säkerhet. Fråga IT-avdelningen för råd hur en radering kan ske på ett säkert sätt.

Eftersom det är stor risk att obehöriga får tillgång till information som hanteras på mobiltelefoner, genom exempelvis appar som kopierar över de inspelade filerna till molntjänster, ska mobiltelefoner inte användas för att spela in intervjuer.

Om inspelat material behöver transkriberas ska det i ansökan anges vilken organisation eller företag som transkriberar materialet. Informationen som överförs från forskaren till den som utför transkriberingen ska ha adekvat skydd, kontakta IT-avdelningen på Kau för instruktioner.

Transkribering av anställd vid Karlstads universitet

Om det är en anställd på Kau (exempelvis forskaren själv, en doktorand, en administratör eller en person som är timanställd för uppdraget) ska denne använda utrustning som har adekvat säkerhet, förslagsvis en Kau-dator. Om datorn inte är en så kallad Kau-dator ska IT-avdelningen på Kau kontaktas för att säkerställ att datorn har adekvat säkerhet.

Förslag på formulering i ansökan till Etikprövningsmyndigheten

I ansökan kan forskaren skriva: Intervjuerna spelas in på diktafon som inte är ansluten till internet och hanteras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av det inspelade intervjuerna. Transkriberingen kommer att utföras av en anställd vid Karlstads universitet.

Transkribering av externt företag

Om ett externt företag (till exempel en transkriberingsbyrå) ska utföra transkriberingen behöver adekvata avtal samt säkerheten hos företaget bedömas. Universitetsjuristerna på Kau hjälper till med avtal, och IT-avdelningen på Kau säkerställer att företaget har adekvat säkerhet. Kau har redan utfört säkerhetsbedömningar på några transkriberingsbyrå och universitetsjuristerna har avtal klara med dessa – kontakta universitetsjuristerna för mer information om dessa.

Förslagsvis kan Sunet Drive användas för överföringen av ljudfilerna och det transkriberade materialet.

Förslag på formulering i ansökan till Etikprövningsmyndigheten

I ansökan kan forskaren skriva (X byts då ut mot företagets namn): Intervjuerna spelas in på diktafon som inte är ansluten till internet och hanteras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av det inspelade intervjuerna. Transkriberingen kommer att utföras av företaget X som Karlstads universitet har adekvata avtal med och som bedöms av IT-avdelningen på Karlstads universitet ha adekvat säkerhet. Överföringen av personuppgifterna mellan Karlstads universitet och företaget som utför transkriberingen skyddas med säkerhet som IT-avdelningen på Karlstads universitet bedömer som adekvat.