FAQ forskningsdata

Vad är forskningsdata?

Forskningsdata är information och material som samlas in eller genereras under forskningsprocessen och som ligger till grund för en vetenskaplig analys oavsett forskningsområde.

Forskningsfinansiären efterfrågar en datahanteringsplan- vad är det?

Orsaken till att en datahanteringsplan efterfrågas är att den stödjer möjligheten att dela data med andra. Den ger också dig som projektledare bättre struktur och organisation i projektet.

Hur ska jag lagra forskningsdata under projektet?

Du ska använda Sunet Drive för lagring av forskningsdata. Det är en säker och smidig lösning som även underlättar möjligheten att dela forskningsdata med andra.

Jag behöver dela data med partners i ett EU-land under projektet, hur/var gör jag det?

Vid forskningsprojekt som involverar forskare från andra organisationer än Karlstads universitet är det viktigt att avgöra vem eller vilka som är forskningshuvudmän och personuppgiftsansvariga. När personuppgifter delas mellan olika forskningshuvudmän behöver relationen mellan den som överför uppgifterna och den som tar emot uppgifterna definieras, och även framgå av forskningspersonsinformationen. För delning av forskningsdata på ett säkert sätt rekommenderas i första hand Sunet Drive. För mer information om forskningspersonsinformation, se Vägledning för forskningspersonsinformation med tillhörande mallar.

Jag behöver dela data med partners i ett land utanför EU under projektet, hur/ var gör jag det?

Rådfråga dataskyddsombudet på Karlstads universitet innan du samlar in personuppgifter om du har för avsikt att överföra uppgifterna till tredjeland, det vill säga länder utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter till forskare utanför EU/EES behöver reglerna om tredjelandsöverföring i GDPR tillämpas. Att överföring kommer att ske, och eventuella risker med sådana överföringar, behöver därför framgå av forskningspersonsinformationen.

Vilka IT-system och tjänster kan jag använda för forskningsdata?

Forskningsdata ska endast hanteras i de IT-system och tjänster som Karlstads universitet har införskaffat och som har för ändamålet anpassade lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Som stöd till forskarna för vilka IT-tjänster som finns vid Karlstads universitet, samt vilken information som kan hanteras i respektive IT-tjänst, finns en handläggningsordning för behandling av information i system och tjänster.

Jag samarbetar med forskare i andra länder, behövs etikgodkännande i alla länder i ett projekt när vi gör intervjuer?

Etikprövningslagen ställer krav på godkännande från Etikprövningsmyndigheten för forskning som utförs i Sverige om forskningen:

  • innefattar behandling av känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser,
  • innebär ett fysiskt ingrepp på levande eller avlidna personer,
  • sker med en metod som syftar till att påverka en människa fysiskt eller psykiskt eller innebär en uppenbar risk att skada forskningspersonen fysiskt eller psykiskt, eller
  • utförs på biologiskt material från levande eller avliden människa och kan härledas till den människan.

Om insamling eller analys av forskningsdata även sker i andra länder kan etikgodkännande även krävas enligt de ländernas lagstiftning. Detta är något som måste kontrolleras i varje enskilt fall.

Hur länge måste forskningsdata sparas?

Forskningsdata får gallras tidigast 10 år efter att resultat har redovisats och publicerats och ekonomisk slutredovisning har skett. I vissa fall ska forskningsdata undantas från gallring och bevaras för evigt. Detta gäller för forskningsdata som bedöms

  • ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde
  • vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde
  • vara av stort allmänt intresse

Det är ansvarig forskare som känner materialet bäst och kan bedöma dess framtida värde för forskningen. Det är dock prefekt som fattar det formella beslutet om forskningsdata ska bevaras eller gallras.

Karlstads universitets policy säger att jag måste arkivera forskningsdata när projektet är klart, hur gör jag det?

Med arkivering avses i det här sammanhanget ordning och redovisning av forskningsdata för långsiktigt bevarande. Oavsett om forskningsdata ska bevaras eller gallras, är det viktigt att den förvaras säkert och väl uppmärkt under tiden den ska sparas. Börja gärna tänka på metadata, ordning och struktur på ett tidigt stadium av forskningsprojektet. 
Kom också ihåg att administrativa handlingar rörande forskningsprojektet som exempelvis ansökningar, avtal och tillstånd i regel ska diarieföras och arkiveras löpande. Se Karlstads universitets dokumenthanteringsplan för detaljerade bestämmelser om vad som ska diarieföras. 

Kan jag ta med mig forskningsdata?

Om ansvarig forskare skulle byta arbetsgivare är huvudregeln att forskningsdata ska stanna och tas om hand för arkivering på Karlstads universitet. Vill forskaren ändå ta med sig data kan en lösning vara att ta med sig kopior (jurist och/eller dataskyddsombud bör dock kontaktas om det finns sekretesskyddade uppgifter eller personuppgifter i materialet). En annan lösning är att det nya lärosätet lånar materialet för begränsad tid.

Vad är en DOI?

Förkortningen DOI står för ”digital object identifier” och är en unik och tidsbeständig identifieringssträng. Den kan tilldelas elektroniska dokument och digitalt material som till exempel ett dataset. Användning av en DOI underlättar att identifiera, hitta och återanvända digitalt material på samma sätt som ett ISBN nummer gör för böcker.
Du kan också söka efter material genom att klistra in DOI:n i ett sökverktyg som till exempel Google scholar. Ska du referera till en publikation eller ett dataset som har en DOI ska DOI:en placeras sist i referensen. Ange doi: och därefter själva identifikatorn, som alltid börjar med 10.
Exempel på en länk som innehåller en DOI: https://doi.org/10.1016/j.fishres.2022.106268

Tidskrifter och finansiärer säger att jag ska tillgängliggöra data öppet, hur gör jag det?

Tanken med att tillgängliggöra forskningsmaterial är att öka synlighet och transparens och att underlätta sökbarheten och återanvändning. Tillgängliggörandet kan ske via datarepositorier, publicering som supplement till en tidskriftsartikel eller i specialinriktade datatidskrifter och finansiärer och tidskrifter brukar ge vägledning i vad som efterfrågas. När det gäller tillgängliggörandet via datarepositorier finns det idag många allmänna och ämnesspecifika plattformar och tjänster som erbjuder lösningar. Exempel är Svensk nationell datatjänst, Zenodo och ämnesspecifika databaser.  

Innan data görs öppet tillgängliga är det viktigt att kolla att det inte finns några juridiska, etiska eller kommersiella hinder för detta. Om data inte kan delas öppet tillgänglig kan du publicera en beskrivning av dina forskningsdata för att göra den sökbar och synlig. Det finns flera plattformar med möjligheten att registrera enbart beskrivningar av forskningsdata och hänvisa med kontaktuppgifter ifall en sekundäranvändare önskar tillgång till data. Kontakta universitetets forskningsdatagrupp för ytterligare rådgivning.

Någon begär ut handlingar kopplat till forskning vid Karlstads universitet, vilka riktlinjer gäller här?

Handlingar kopplade till forskning är i normalfallet att se som allmänna handlingar och omfattas av offentlighetsprincipen vilket innebär att dessa kan begäras ut av en enskild. Innan handlingen som kan vara till exempel rapporter, enkäter, provsvar eller annan data lämnas ut måste dock en sekretessprövning göras. Handlingen kan vara belagd med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen och får då inte lämnas ut. Ta kontakt med jurist, arkivarie eller dataskyddsombud om du behöver hjälp.

Öppna data- vad innebär det?

Begreppet öppna data skapar mycket förvirring och det är viktigt att poängtera att det inte alltid är, eller behöver vara, samma sak som öppet tillgängliga forskningsdata. Eftersom en del forskningsdata inte kan publiceras helt fritt och det råder delade meningar om vad öppna data betyder är det bättre att använda termen tillgängliga data för sådana forskningsdata som kan återanvändas.

Dela data- vad innebär det?

I många fall delas data redan med samarbetspartners under den pågående forskningsprocessen men för att öka den vetenskapliga transparensen blir det också allt vanligare att tillgängliggöra data öppet vid publicering.

Innan data tillgängliggörs behöver man göra juridiska och etiska överväganden för att se om och hur mycket data som kan göras fritt tillgängliga. Data som inte kan tillgängliggöras öppet är till exempel:

  • Material som är sekretessbelagt enligt OSL (2009:400).
  • Känsliga personuppgifter
  • Material som är upphovsrättsskyddat av någon annan
  • Material som innehåller företagshemligheter eller finansiell information

Data som tillgängliggörs bör så långt som möjligt följa FAIR-principerna, det vill säga Findable, Accessible, Interoperable and Reusable för att underlätta återanvändning i så stor utsträckning som möjligt. Du behöver använda beständiga identifierare för att det ska gå att hitta till ditt data, förse ditt data med en licens för återanvändning och kolla så att dina metadata är följer standarderna. För att maximera synligheten för din forskning, och samtidigt öka möjligheterna för andra att reproducera dina resultat bör du tydligt länka till både data och eventuell källkod från en publikation de ligger till grund för, och tillbaka till publikationen från data och källkod.

Tillgängliggöra data- vad innebär det?

Öppet eller fritt tillgängliga data betyder att den som vill kan komma åt data utan några hinder. Det vanligaste sättet är genom direkt nedladdning från ett repositorium. Det kan finnas olika grader av tillgänglighet och endast en del av de data som finns idag är öppet tillgängliga. Övriga är tillgängliga i begränsad utsträckning. Det betyder att det finns information om hur du gör för att komma åt data, men data kan vara känsliga på något sätt och det krävs därför en beställning och eventuellt en sekretessprövning för att du ska få tillgång till dem.