Var och hur förvaras informationsbrev och samtyckesblanketter?

Samtyckesblanketter med tillhörande informationsbrev ska bevaras så länge som personuppgiftsbehandlingen pågår och det kan röra sig om upp till 10 år eller bevarande för alltid om primärmaterialet undantas från gallring. Det finns en fördel med att hålla samman handlingar som rör ett forskningsprojekt då det underlättar åtkomst, gallringsutredningar och arkivering. Ändamålsenlig förvaring ligger på prefektens ansvar, se Rb 53/02.
   
Om samtyckesblanketterna är skyddade från obehörig åtkomst och skadlig yttre påverkan t.ex. brand så finns inte något hinder att de förvaras på ett kontorsrum. Men då krävs tillgång till ett låsbart arkivskåp med brandklass. 

Tillgången till nycklarna ska vara begränsad till de som ska ha åtkomst till handlingarna. Det finns ett antal närarkiv på Kau (i hus 1 och 5) som kan nyttjas för pappershandlingar. Flera forskare kan dela utrymme i ett sådant om det endast är små mängder fysiska dokument, t.ex. pärmar med samtycken och kodnycklar. Om handlingarna från olika forskningsprojekt behöver hållas åtskilda i ett närarkiv så kan man använda vanliga plåtskåp som är låsbara, då själva arkivlokalen utgör en brandcell. Annat förslag är att skaffa brandklassade fristående dokumentskåp.
Digitala samtycken och forskningsinformationsbrev kan förvaras tillsammans med primärmaterialet i Sunet Drive.