Fakturor

Här finns information om hur du fakturerar Karlstads universitet och hur du tar emot fakturor från Karlstads universitet.

Skicka fakturor till Karlstads universitet

Ett snabbt och effektivt sätt att fakturera Karlstads universitet är att skicka elektronisk faktura.

  • Referensen är viktig för att fakturan ska komma rätt, våra referenser består av åtta bokstäver.
  • Det ordernummer som följer med en order från Karlstads universitet ska finnas med som orderreferens på den elektroniska fakturan.
  • Har Karlstads universitet abonnemang hos er ska abonnemangs-ID anges i fältet för abonnemang på fakturan (gäller elektroniska fakturor).
  • Observera att vi inte får ta emot fakturor som PDF-filer!

Obligatoriskt med elektronisk faktura

Från 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura enligt en ny europeisk standard. Den nya standarden heter Peppol BIS Billing 3. Lagkravet gäller alla inköp med undantag för avtal som ingåtts innan 1 april 2019. Annan standard för e-faktura kan dock användas om leverantören och Karlstads universitet kommer överens om det.

Här kan du läsa mer om kravet på elektronisk faktura.

Det finns flera alternativ för att skicka elektroniska fakturor till oss

Skapa och skicka faktura via fakturaportal

Saknar ditt företag IT-stöd för elektronisk fakturering kan ni manuellt skapa e-fakturor till oss. Det finns två olika alternativ för detta:

Du kan skapa ett konto hos operatören InExchange. Deras tjänst InExchange Web Bas är helt kostnadsfri, men de har även betaltjänster om du önskar fler funktioner. Klicka på länken för att komma till InExchanges hemsida. 

Peppol-fakturor

Karlstads Universitet kan ta emot Peppol BIS 5A 2.0 samt Peppol BIS Billing 3.0. Önskar du skicka Peppol-fakturor är det bara att börja skicka till oss via vårt Peppol-ID.
Karlstads universitets Peppol-ID: 0007:2021003120
Karlstads universitets organisationsnummer är: 202100-3120

 

Övriga elektroniska fakturor

Karlstads Universitet samarbetar med två VAN-operatörer för att ta emot elektroniska fakturor, InExchange och CGI BTS. Väljer ni att skicka via InExchange är det bara att börja skicka fakturor till oss, vi får då en förfrågan om koppling mot er i InExchange som vi accepterar. Väljer ni att skicka via CGI BTS behöver ni kontakta oss på mejladressen nedan för att fylla i ett anslutningsformulär. 
Karlstads universitets GLN-nummer för fakturering: 7340087000009
Karlstads universitets organisationsnummer är: 202100-3120

 

Karlstads universitets faktureringsadress:

Karlstads universitet
Fakturaskanning
651 88 KARLSTAD

Fakturareferens

Det ska tydligt anges referens på fakturan. Fakturor som saknar referens kommer att återsändas till leverantören för komplettering. För mer information, kontakta gärna vår ekonomiavdelning.

Ta emot e-faktura från Karlstads universitet

Karlstads universitet vill helst skicka elektroniska fakturor till er. Det är ett säkert, enkelt och miljövänligt alternativ till pappersfakturor.

För att anmäla att du vill ta emot e-fakturor från Karlstads universitet skickar du ett mejl och anger att du vill börja ta emot e-fakturor från Karlstads universitet.

I mejlet anger du följande:

  • Företagets namn
  • Organisationsnummer
  • Identifierare, det vill säga GLN-nummer/organisationsnummer eller Peppol-ID
  • Vilken VAN-operatör ni använder (behöver inte anges vid Peppol)
  • Kontaktperson
  • E-postadress
  • Telefon

En bekräftelse skickas till angiven e-postadress när kopplingen är upprättad och ni kan börja ta emot e-fakturor.

För mer information, kontakta gärna vår ekonomiavdelning.