Uppföljning av organisationen klar

- Vårt uppdrag var att göra en nulägesanalys och följa upp om det fungerar enligt de mål som fanns för den nya organisationen, säger Thomas Blom, huvudprojektledare. I vårt uppdrag låg även att ge förslag till förbättringar, men det har vi inte kunnat göra. Tiden räckte helt enkelt inte till för att göra trovärdiga analyser som grund för förbättringsförslag. Och redan under processens gång påbörjades en förändring av gemensam administration och lärarutbildningens kansli, där vårt arbete har gett en del infallsvinklar och underlag.

Bra med fyra fakulteter
Det var den 1 januari 2006 som en ny organisation infördes vid Karlstads universitet. Fyra fakulteter, en nämnd och ett kansli för lärarutbildning samt en omgjord administration blev resultatet. Samtidigt som styrelsen fattade beslutet om att införa organisationen, sa man också att den skulle utvärderas efter två år. I våras startade arbetet och genom fokusgrupper, e-post, webbenkät och samtal har synpunkter samlats in från medarbetare och studenter.

- Vi har intervjuat såväl medarbetare med olika roller och erfarenheter som studenter. Ett 50-tal medarbetare deltog i fokusgrupper, vi har fått in drygt 30 spontana e-post synpunkter och webbenkäten besvarades av drygt en tredjedel av de anställda, berättar Thomas Blom. Och den grundläggande fråga som vi ställt är kort och gott: Hur upplever du organisationen?

Till sin hjälp har Thomas Blom haft två delprojektledare: Margareta Bjurklo och Håkan Spjuth samt en grupp bestående av 17 medarbetare, fackliga representanter och externa personer. Organisationen med fyra fakulteter och underliggande avdelningar upplevs som bra. Bland det som lyfts fram är att närmaste chef blivit tydligare.

Studenterna tycker att Karlstads universitet är ett öppet universitet, med god service och där det är nära till allting. Däremot tycker studenterna att Musikhögskolan Ingesund är ganska osynlig inom universitetet. Det mentala avståndet är större än det geografiska, konstaterar en student. Studenterna upplever en osäkerhet när det gäller lärarutbildningens struktur. Som lärarstudent får man inte samma möjligheter och behandling som övriga studenter. Studenterna har även svårt att hitta rätt i organisationen när det gäller det stöd man som student efterfrågar. Och det är något som den nyligen presenterade utredningen om ett universitetsgemensamt Studentcentrum tar fasta på.

Tre problemområden
Gruppen identifierar i sin rapport tre huvudsakliga problemområden:
Befattningar
Det finns en otydlighet i befattningar och roller på flera nivåer i organisationen. Det rör bland annat vice rektor och dekanernas uppdrag, administrativa cheferna inom fakulteterna, avdelningscheferna  där även benämningen avdelningschef känns oklar gentemot andra universitet. Gamla strukturer och befattningar har på en del håll återuppstått, men informellt. Det gäller till exempel ämnesföreträdare. Dessa återställareffekter bidrar till osäkerhet och fördröjningar av beslut. Likaså påverkas den interna kommunikationen av den osäkerhet i chefsrollen som ibland råder.

Identitet och samverkan
Det där med samverkan över gränser är inte alltid så enkelt att åstadkomma. Samarbete går inte att administrera fram. Den egna gruppens identitet stärks, men på bekostnad av samhörighet med helheten och viljan/förmågan att gå över gränser. Detta återfinns såväl mellan fakulteter som inom fakulteter och avdelningar. Förändringen att ersätta institutionsnämnderna med råd i olika former har fått konsekvensen att det kollegiala inflytandet minskat lokalt. Ledningsarbetet har under organisationens första drygt ett och ett halvt år präglats mer av informationsutbyte än av framåtdrivande beslut.

- Just delaktighet och ansvar mellan vertikala nivåer i organisationen upplevs som problematiskt, berättar Thomas Blom. Organisationen tycks präglas tydligare av ett top-down-perspektiv snarare än av ett bottom-up-perspektiv och många upplever att goda idéer fastnar på vägen i olika filter.

Service och administration
Lärare upplever att det går åt mycket tid till administrativa uppgifter samtidigt som de har svårt att få den service de behöver. Det påverkar den tid som finns för undervisning och kompetensutveckling. Många anställda upplever en försämring i service och administrativt stöd, som delvis beror på en otydlig organisation och med otydliga ansvarsgränser sinsemellan. Det finns även en oro för att den effektivisering av administrationen som sker, kommer att medföra att arbetsuppgifter överförs till lärarna och blir dold administration.

- Samtidigt som den nya organisationen infördes, hade vi två andra, stora processer på gång: Förändringen av ekonomisk modell för att fördela resurser samt ekonomiska åtgärder för att få en ekonomi i balans. Därför är det svårt att relatera de problemområden vi identifierat enbart till förändringen av organisationen, konstaterar Thomas Blom.

Rapporten är nu överlämnad till rektor och kommer att ligga på styrelsens bord den 19 november. På grund av fortsatta problem med dokumenthörnan, går det inte att länka till rapporten här. Du som vill läsa hela rapporten kan istället ta kontakt med Ingrid Lindqvist, ankn 1042.

Tidigare artiklar om arbetet med organisationsuppföljningen hittar du här
Tidigare artiklar om arbetet med organisationsuppföljningen hittar du här