HR EXCELLENCE IN RESEARCH

Vårt arbete bygger på att forskare, chefer och administrativa medarbetare identifierar behov av utveckling. Behoven leder till utvecklingsaktiviteter som blir praktik i vår verksamhet. Arbetet genomförs med hjälp av verktyget HR Excellence in Research som innehåller fasta mallar och obligatoriska steg för genomförande. Karlstads universitet har mottagit utmärkelsen HR Excellence in Research award av EU-kommissionen. Utmärkelsen fick vi för att systematiskt arbete pågår med att utveckla villkoren för forskare.

År 2022 togs den senaste versionen av handlingsplan fram i samverkan med forskare på alla nivåer, universitetsledning och stödfunktioner. Handlingsplanen gäller 2022-2025. Den innehåller bland annat följande och kan läsas i sin helhet i högerspalten:

• Utreda karriärstödet på universitetet, var vi står idag, jämförelse internationellt och var vi vill komma
• Införa aktiviteter från rapport för samförfattarskap
• Utreda och utveckla förutsättningarna för samverkan med omgivande samhället
• Ta fram en digital rekryteringsutbildning tillgänglig för alla som arbetar med rekryteringar
• Införa EUs Open Science Policy

Exempel på områden som utvecklats de senaste åren är:

• Kollegial handledning
• Fortbildning av doktorandhandledare
• Karriärrådgivning i medarbetarsamtal
• Kunskapsprogram om karriär utanför akademin
• Regler för samförfattarskap
• Styrdokument för doktoranders arbete

Arbetet handlar om att vi implementerar The European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers, kallat ”The Charter and Code”. De är utfärdade av EU-kommissionen och ger rekommendationer och riktlinjer för god praxis vid rekrytering och anställning av forskare på alla karriärnivåer. 

Under 2025 pågår arbetet med att skicka in en ansökan om förnyad utmärkelsen. I samband med ansökan och revision kommer EU-kommissionen att genomföra ett platsbesök. 

ARBETSGRUPP

En arbetsgrupp som samordnar implementeringen av ”The Charter & Code har utsetts:

• Helena Strandberg, samordnare och HR-strateg, HR-avdelningen
• Eamonn McCallion, forskningsrådgivare, Grants and Innovation Office
• Magnus Lestelius, professor, Institutionen för ingenjörs- och kemivetenskaper
• Christina Olin-Scheller, professor i pedagogiskt arbete, ämnesföreträdare och tillförordnad professor i litteraturvetenskap, Institutionen för pedagogiska studier
• Phil Aupke, doktorand i computer science, institutionen för matematik och datavetenskap
• Leonardo Horn Iwaya, biträdande lektor, Institutionen för matematik och datavetenskap

BAKGRUND

Syftet med ”The Charter and Code” är att skapa världens mest konkurrenskraftiga kunskapsbaserade ekonomi med hjälp av europeisk forskningsverksamhet.

Genom att förbättra förutsättningarna för fri forskning, främja en öppen arbetsmarknad för forskare och möjliggöra rekrytering och behålla enastående forskare, kan ett starkt europeiskt forskningsområde etableras och därmed en attraktiv och hållbar arbetsmarknad för forskare. Syftet är också att säkerställa att förhållandet mellan forskare och arbetsgivare bidrar till framgångsrika forskningsresultat, tillgång till och utbyte av kunskap, teknisk utveckling och karriärutveckling.

RELATERADE DOKUMENT

För att säkerställa att en öppen, transparent och meritbaserad kultur genomsyrar allt vi gör på universitetet har vi ett antal styrdokument som finns listade i högerspalten.

INNEHÅLL I CHARTER AND CODE

”The Charter and Code” består av allmänna principer och krav som bestämmer roller, ansvar och rättigheter för forskare och arbetsgivare. Det grundläggande konceptet är att principerna fungerar som ett ram för forskare och arbetsgivare att arbeta inom.

Arbetsgivare som anammar och implementerar Charter and Code visar därmed sitt engagemang att agera ansvarsfullt och professionellt mot sina anställda. Arbetsgivare åtar sig att främja likabehandling och insyn i rekryteringsprocesser, ha rimliga villkor för forskare och tydligt bidra till utvecklingen av det europeiska forskningsområdet. Syftet är att bli en attraktiv arbetsplats för forskare som söker en ny arbetsgivare eller värd för sina forskningsprojekt.

HR EXCELLENCE IN RESEARCH PROCESSEN VID KARLSTADS UNIVERSITET

Arbetet inleddes år 2017 genom ett rektorsbeslut som utsåg en styrgrupp att övervaka processen samt en arbetsgrupp för att driva och genomföra de praktiska stegen i processen. Styrgruppen ersattes senare av ledningsrådet vid Karlstads universitet.

Alla anställda vid Karlstads universitet bjöds in till workshops eller på annat sätt bidra med sina åsikter.
En GAP-analys, kompletterat med en handlingsplan med tidsatta aktiviteter, togs fram utifrån från workshops med forskare på alla nivåer och fakulteter samt universitetets chefer.

”The Charter and Code” består av 40 principer som är indelade i fyra områden:

• Etiska och professionella aspekter
• Rekrytering och urval
• Arbetsförhållanden
• Utbildning och fortbildning

Principerna  används som styrdokument på Karlstads universitet så policys, rutiner och regelverk har uppdaterats för att överensstämma med principerna.

I februari 2018 anammade Karlstads universitet principerna i ”The Charter and Code” och meddelade EU-kommissionen att Karlstads universitet avsåg att påbörja ett ansökningsförfarande.
I september 2019 skickades ansökan in och utvärderades av externa sakkunniga.
I mars 2020 fick vi ansökan delvis godkänd med begäran om viss komplettering.
I september 2020 mottog Karlstads universitet utmärkelsen HR Excellence in Research. Arbetet pågår med implementeringen av Charter and Code samt med de aktiviteter som tagits fram i handlingsplanen för Karlstads universitet. Under hösten 2022 gjordes en översyn av handlingsplanen. EU-kommissionen genomförde en första granskning av vårt arbete för att säkerställa att vi uppfyllde våra åtaganden. Fokusgrupper, workshops och undersökningar genomfördes under våren 2022, där vi identifierade ytterligare aktiviteter för den reviderade handlingsplanen.

I maj 2022 antogs en reviderad handlingsplan med 8 nya aktiviteter och reviderade tidplaner för några av de aktiviteter från den tidigare handlingsplanen som ännu inte hade genomförts.

I augusti 2022 lämnades den reviderade handlingsplanen in tillsammans med en självutvärdering till EU-kommissionen för granskning. Vi fick tillbaka resultaten i december 2022, kort sammanfattat nedan.

EU-kommissionen granskade hur väl vi lyckats genomföra vår nuvarande handlingsplan, hur väl vi har spridit HRS4R och principerna i organisationen och arbetet med HRS4R i allmänhet, inklusive arbetet i genomförandegruppen. De var mycket nöjda med Kaus arbete och vi har fått bästa möjliga betyg i denna första utvärdering.

EU-kommissionens betygsskala är fastställd till tre nivåer i den första granskningen;

1. HRS4R embedded - Kau fick detta betyg, det högsta möjliga.
2. HRS4R embedded, korrigerande åtgärder behövs.
3. HRS4R embedded, starka korrigerande åtgärder behövs.

Kommissionen uppmuntrar oss att fortsätta som vi har gjort fram till nästa översyn och är även nöjda med de åtgärder som vi har beslutat om i den reviderade handlingsplanen.

Nedan följer några utdrag ur EC Consensus Report - kommissionens rapport:

Styrkor

• Kau har genomfört djupgående analysarbete för att upptäcka styrkor och svagheter. Man menar även att HR-frågor har bearbetats på ett mycket professionellt sätt.
• Vi visar på många goda exempel på arbete kommissionen är nöjda med som till exempel att vi har inrättat en arbetsgrupp för öppen vetenskap och data. De är även nöjda med vårt starka engagemang och samråd med forskare samt administrativ personal, såväl som vår hemsida som riktar sig till nya medarbetare.
• Man är väldigt nöjd med innehållet på HRS4R-sidan.

Svagheter

• De  aktiviteter vi genomför (t.ex. information om karriärutveckling) verkar inte nå alla forskare. Vissa kommunikationsinsatser behöver genomföras.
• Vissa synpunkter på utökade/förändrade indikatorer i handlingsplanen, även att ett dokument riktat mot chefer inte fanns på engelska, vilket vi kommer åtgärda.

Den långsiktiga processen beskrivs längst ner på sidan.