Alltför mycket av socialsekreterares tid går åt till dokumentation istället för att träffa barn, unga och deras familjer. Det är något som socialsekreterare själva påtalar och något som regeringens nationella samordnare för barn och unga fann i en kartläggning som presenterades 2017. Men det går att göra förbättringar och effektivisera, utan att äventyra kvalitet och rättssäkerhet. Det visar ett utvecklingsarbete tillsammans med socialsekreterare i 29 kommuner. Projektet har bedrivits under ledning av FoU Välfärd Värmlands Birgitta Svensson, lektor i socialt arbete vid Karlstads universitet, tillsammans med Marta Nannskog från Sveriges kommuner och landsting, SKL.
Mot bakgrund av den nationella samordnarens kartläggning fick Sveriges kommuner och landsting, SKL, medel av regeringen för att förbättra situationen. Utvecklingsuppdraget var även ett led i att göra brukarna mer delaktiga och att förbättra arbetssituationen för socialsekreterarna.
Omfattande och otillgänglig dokumentation
Projektet började med en litteraturstudie, intervjuer med brukarorganisationer och en enkätundersökning hos de socialsekreterare som skulle delta i projektet. Litteraturstudien visade en samstämmig bild: alltför mycket tid går åt till dokumentation inom den sociala barn- och ungdomsvården. Forskningen pekade även på de etiska riskerna med en alltför detaljerad dokumentation. Brukarorganisationer som Maskrosbarn och Maskrosföräldrar önskade mer delaktighet och ansåg att dokumentationen ofta var otillgänglig. Majoriteten av socialsekreterarna svarade i enkäten att de la för mycket tid på dokumentation, saknade stöd på sin arbetsplats och att särskilt journalanteckningar, beslutsunderlag och mål med insatser var svåra och tidskrävande att dokumentera.
Egna granskningar och handledning skapar ökad motivation
I projektet har 134 socialsekreterare från 29 kommuner i sex län arbetat med att granska och förbättra dokumentationen.
-Vi har haft fyra-fem socialsekreterare från varje kommun som deltagit, med en bra spridning i antal år i yrket samt vilka delar av myndighetsutövning de jobbar med. Förutom enkätundersökningar har vi huvudsakligen arbetat med webb-seminarier. Det har gjort det möjligt för kommuner från olika delar i landet att vara med och det har även medfört att hela arbetsgrupper har engagerats i utvecklingsarbetet, berättar Birgitta Svensson.
I webbsändningar gick projektgruppen igenom de lagar och föreskrifter som styr socialtjänstens arbete. Deltagarna har sedan fått granska sin egen dokumentation, till exempel journaler och beslutsunderlag, för att i nästa steg göra om dokumentationen. Därefter har den följts upp, bland annat genom juridisk granskning.
-Socialsekreterarna såg själva att dokumentationen ofta var alltför omfattande, tog för lång tid och de tyckte ofta det var svårt att avgöra vad som är relevant information att ha med. Genom arbetet har även motivationen för att dokumentera ökat och de har format nya arbetssätt. Resultatet är en mer korrekt, saklig och objektiv dokumentation som samtidigt sparar tid, säger Birgitta Svensson.
Projektet har visat att det finns en stor osäkerhet kring vilka regler som styr handläggning och dokumentation, var dessa regler kan hittas och hur de ska tolkas. Rapporten framhåller därför behovet av ett samlat stöd för både arbetsledare och handläggare. Projektet fann även stora förbättringsbehov vad gäller utformande, genomförande och uppföljning av insatser inom den sociala barn- och ungdomsvården.
Webbaserad utbildning sprider arbetssättet
Utvecklingsprojektets arbetssätt sprids nu genom en webbaserad utbildning i regi av SKL, Sveriges kommuner och landsting, där Birgitta Svensson är fortsatt delaktig.
En av många kommuner som nu arbetar med att förbättra sin dokumentation med stöd av den webbaserade utbildningen är Karlstad kommun.
- Det är så kul och alla handläggare tycker verkligen att det genererar stora förbättringar, både för de familjer vi träffar och för hela verksamheten, säger Petra Söderholm, enhetschef, som berättar att de är i full gång med arbetet och implementerar det i hela arbetsgruppen.
- Det känns fantastiskt bra att det nya arbetssättet verkligen kan göra skillnad. Hittills har utbildningen köpts av närmare 150 kommuner och även en del bemanningsföretag. Återkopplingen är mycket positiv och kommer från Sveriges alla hörn, säger Birgitta Svensson.
Hela rapporten Utvecklingsarbete: Förbättrad dokumentation inom den sociala barn- och ungdomsvården finns på skl.se
Läs mer om webbutbildningen på skl.se
