Bevara och arkivera forskningsdata
Som forskare på Karlstads universitet behöver man ha kännedom om att det ställs krav på bevarande av det forskningsmaterial som man arbetar med.
Enligt Arkivlagen (1990:782) ska forskningsmaterial arkiveras vid det egna lärosätet.
Observera att publicering eller deponering i ett nationellt eller internationellt dataarkiv inte kan ersätta arkiveringen på universitetet.
Primärmaterialet i ett forskningsprojekt, till exempel kvalitativa undersökningar som intervjuer, fokusgrupper eller annat ska förvaras och arkiveras hos Karlstads universitet. Detta gäller även kvantitativa undersökningar som exempelvis enkäter och telefonintervjuer.
En grundprincip i Arkivlagen är att myndigheters arkiv ska bevaras och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipningen och förvaltningens behov samt forskningens behov (3 §).
Information om vilka handlingar som ska bevaras och vilka som får gallras finns i Karlstads universitets informationshanteringsplan.
Karlstads universitet har för närvarande ingen systemlösning för långtidslagring, e-arkiv, av digital forskningsdata eller förvaring av rådata eller primärmaterial, men det är på gång. Forskare får därför se till att forskningsdata förvaras på ett säkert sätt i befintliga verksamhetssystem på respektive institution.
Karlstads universitet arbetar förberedande för framtida digitala leveranser enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:1.
I Karlstads universitets ”Strategi för bevarande av elektroniska handlingar” framgår vilka åtgärder Karlstads universitet gör för att elektroniska handlingar framställs, överförs, hanteras, förvaras och vårdas på ett kontrollerat sätt under den tid de ska bevaras.
Analogt forskningsmaterial levereras till universitetsarkivet i samråd med arkivarier.
Informationsbrev och samtycken
Samtyckesblanketter med tillhörande informationsbrev ska bevaras så länge som personuppgiftsbehandlingen pågår och det kan röra sig om upp till 10 år eller bevarande för alltid om primärmaterialet undantas från gallring. Det finns en fördel med att hålla samman handlingar som rör ett forskningsprojekt då det underlättar åtkomst, gallringsutredningar och arkivering.