Steg 4: Skicka in din ansökan

Innan ansökan kan skickas till finansiären måste de interna rutinerna för externfinansierade projekt följas. Bland annat ska intyg för externfinansierat projekt och projektbudget fyllas i och signeras enligt Karlstads universitets gällande Arbets- och delegationsordning. I vissa fall, beroende av krav från finansiären eller att Karlstads universitets andel i projektet överstiger tio miljoner kronor, behövs ett godkännande av rektor.

Intyg för externfinansierat projekt

I samband med att en ansökan om forskningsfinansiering ska skickas in ska Intyget för externfinansierat projekt fyllas i och signeras. Ta kontakt med din ekonom som skapar intyget i projektportalen i Raindance. En SUHF-kalkyl ska också alltid medfölja intyget. Intyget ska även fyllas i när det gäller ansökningar där Karlstads universitet är medsökande.

Intyget möjliggör en intern förankring av sökta projekt samt eventuella förpliktelser gällande samfinansiering från lärosätet. Det är du som projektledare som ansvarar för signaturer och för att de signerade dokumenten samt en kopia av ansökan lämnas till din fakultet för registrering i diariet. För signeringen används i de flesta fall elektronisk signering av dokumenten. Karlstads universitet har tecknat avtal med Sunet om att använda e-signeringstjänsten eduSign.

Vem ska underteckna Intyget för externfinansierat projekt?

Intyget ska signeras i enlighet med Karlstads universitets Arbets- och delegationsordning och avse Kau:s andel:

  • Projektbudget upp till 250 tkr: Projektbudget och intyg för extern finansiering undertecknas av ekonom, projektledare och prefekt (eller motsvarande).
     
  • Projektbudget över 250 tkr upp till 10 mkr (inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar): Projektbudgeten och Intyg för extern finansiering undertecknas av ekonom, projektledare, prefekt och dekan.
     
  • Projektbudget som överstiger 10 mkr (inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar) kräver också en underskrift från rektor utöver de som har nämnts ovan.

Alla ansökningar som lämnats in inom Prisma-portalen (Vetenskapsrådet, Forte, Formas, Skolforskningsinstitutet och Naturvårdsverket) och The Funding & Tenders Portal (tex Horizon 2020, Horizon Europe) signeras elektroniskt. Elektroniskt signerade ansökningar ersätter dock inte universitetets interna rutiner med intyg om externfinansierade projekt.

Om rektors underskrift krävs, ska detta göras vid rektors beslutsmöte. För mer information se avsnitt Rektors beslutsmöten nedan.

Rektors godkännande krävs alltid för ansökningar till följande finansiärer:

  • Anne-Marie och Gustaf Anders Stiftelse för mediaforskning
  • Horizon 2020, Horizon Europe
  • KK-stiftelsen
  • Omvärldsnämnden, Karlstads kommun
  • Region Värmland
  • Wallenbergstiftelserna
  • Wettergrens stiftelse
  • Finansiering USA

Rektors beslutsmöte

Rektors beslutsmöten hålls på måndagar mellan 09:00 och 10:00. Ärenden som kräver rektors underskrift ska skickas till rektors sekreterare, Kristina Eriksson, veckan innan mötet, senast torsdag klockan 09.00.

Handlingar som ska skickas in:

  • ansökan (samtliga dokument, bilagor som efterfrågas av finansiären)
  • intyg om externfinansierat projekt
  • SUHF-kalkyl

Till mötet tar du med alla dokument som ska undertecknas, till exempel intyg för externfinansierat projekt och SUHF-kalkyl. Eftersom handlingarna är utsända i förväg, kan du som föredragande utgå ifrån att handlingarna är inlästa. Själva föredragningen kan därför normalt göras kort och begränsas till det som är viktigast att fästa uppmärksamheten på.

The Funding & Tenders portal

The Funding & Tenders portal är sökandens utgångspunkt för elektronisk administration av EU-finansierade forsknings- och innovationsprojekt (t.ex. Horizon 2020 och Horizon Europe). Det avser både inlämnande av ansökningar och administrering av avtal och övrig rapportering under projektets genomförande.

För att kunna lämna in en ansökan i The Funding & Tenders portal behöver du först:

  1. En registrering för EU-inloggning. Om du inte redan har en kan du skapa en på EU:s registreringssida för inloggning.
  2. En PIC-kod för din organisation. PIC (Participant Identification Code) Information finns på Inslaget, se länk nedan.
     

Prisma

Prisma är det ansökningssystem som används gemensamt av Vetenskapsrådet, Forte, Formas,  Skolforskningsinstitutet och Naturvårdsverket. Här kan forskare ansöka om bidrag och administrera beviljade projekt. Prisma utgör även ett stöd för bedömare av ansökningar till någon av de berörda finansiärerna. 

Vad ska du göra efter att du har skickat in din ansökan?

När en ansökan har skickats iväg ansvarar projektledaren för att följande dokument lämnas in till diariet vid Karlstads universitet:

  • Ansökan (även ansökningar där Karlstads universitet är medsökande)
  • Intyg för externfinansierat projekt
  • SUHF-kalkyl
  • Relevant kommunikation mellan projektledare och finansiären.

Vad ska du göra när du får ett beslut från finansiären?

Det är projektledarens ansvar att skicka beslut från finansiären (både beviljad finansiering och avslag) till diariet.

Vad ska du göra när ett projekt har beviljats?

Gratulerar! Nu kommer du att kunna genomföra din forskning och gå in i fasen som vanligtvis kallas Post-award-fasen. Du kan hitta detaljerad information om vad du ska göra Post-award Checklistan eller i avsnitten nedan.

Vad ska du göra när en projektansökan har avvisats?

Ge inte upp! Följ upp skälet bakom beslutet för att förbättra ansökan till nästa gång. Att förstå varför en ansökan avslogs är ofta nyckeln till att få framtida finansiering. Grants and Innovation Office finns tillgängligt för att ge stöd och ge råd om hur man ska agera för att lyckas inom nästa utlysningsomgång eller för att identifiera en annan finansiär.