Steg 4: Skicka in din ansökan

Innan ansökan kan skickas till finansiären måste de interna rutinerna för externfinansierade projekt följas. Bland annat ska intyg för externfinansierat projekt och projektbudget fyllas i och signeras enligt Karlstads universitets gällande Arbets- och delegationsordning. I vissa fall, beroende av krav från finansiären eller att Karlstads universitets andel i projektet överstiger tio miljoner kronor, behövs ett godkännande av rektor.

Intyg för externfinansierat projekt

I samband med att en ansökan om forskningsfinansiering ska skickas in ska Intyget för externfinansierat projekt fyllas i och signeras. Ta kontakt med din ekonom som skapar intyget i projektportalen i Raindance. En SUHF-kalkyl ska också alltid medfölja intyget. Intyget ska även fyllas i när det gäller ansökningar där Karlstads universitet är medsökande.

Intyget möjliggör en intern förankring av sökta projekt samt eventuella förpliktelser gällande samfinansiering från lärosätet. Det är du som projektledare som ansvarar för signaturer och för att de signerade dokumenten samt en kopia av ansökan lämnas till din fakultet för registrering i diariet. För signeringen används i de flesta fall elektronisk signering av dokumenten. Karlstads universitet har tecknat avtal med Sunet om att använda e-signeringstjänsten eduSign.

Vem ska underteckna Intyget för externfinansierat projekt?

Intyget ska signeras i enlighet med Karlstads universitets Arbets- och delegationsordning och avse Kau’s andel i projektet, inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar

  • Projektbudget upp till 250 tkr: Projektbudget och intyg för extern finansiering undertecknas av ekonom, projektledare och prefekt (eller motsvarande).
     
  • Projektbudget över 250 tkr upp till 10 mkr (inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar): Projektbudgeten och Intyg för extern finansiering undertecknas av ekonom, projektledare, prefekt och dekan.
     
  • Projektbudget som överstiger 10 mkr (inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar) kräver också en underskrift från rektor utöver de som har nämnts ovan.

Alla ansökningar som lämnats in inom Prisma-portalen (Vetenskapsrådet, Forte, Formas, Skolforskningsinstitutet, Rymdstyrelsen och Naturvårdsverket) och The Funding & Tenders Portal (Horizon Europe) signeras elektroniskt. Elektroniskt signerade ansökningar ersätter dock inte universitetets interna rutiner med intyg om externfinansierade projekt.

Rektors godkännande krävs alltid för ansökningar till följande finansiärer:

  • Horizon Europe
  • KK-stiftelsen (föredras på Rektors beslutsmöte)
  • Region Värmland
  • Wallenbergstiftelserna

Handlingar som skickas till rektor för signering är intyg/budget och eventuellt stödbrev. Prefekt och dekan ska ha signerat intyg/budget innan rektor. Projektledaren ombesörjer att signering sker via Edusign till alla parter och ansvarar för att skicka alla handlingar till respektive fakultets diarium.

Rektor signerar intyg/budget på måndagar klockan 10.00.

Rektors beslutsmöte

Ansökningar som överstiger 10 mkr samt ansökningar till KK-stiftelsen ska föredras vid Rektors beslutsmöten som hålls på måndagar mellan 09:00 och 10:00. Underlag skickas till rektors sekreterare, Kristina Eriksson, veckan innan mötet, senast torsdag klockan 09.00.

The Funding & Tenders portal

The Funding & Tenders portal är sökandens utgångspunkt för elektronisk administration av EU-finansierade forsknings- och innovationsprojekt (Horizon Europe mfl.). Det avser både inlämnande av ansökningar och administrering av avtal och övrig rapportering under projektets genomförande.

För att kunna lämna in en ansökan i The Funding & Tenders portal behöver du först:

  1. En registrering för EU-inloggning. Om du inte redan har en kan du skapa en på EU:s registreringssida för inloggning.
  2. En PIC-kod för din organisation. PIC (Participant Identification Code) Information finns på Inslaget, se länk nedan.

Prisma

Prisma är det ansökningssystem som används gemensamt av Vetenskapsrådet, Forte, Formas,  Skolforskningsinstitutet, Rymdstyrelsen och Naturvårdsverket. Här kan forskare ansöka om bidrag och administrera beviljade projekt. Prisma utgör även ett stöd för bedömare av ansökningar till någon av de berörda finansiärerna. 

Vad ska du göra efter att du har skickat in din ansökan?

När en ansökan har skickats iväg ansvarar projektledaren för att följande dokument lämnas till diariet vid Karlstads universitet:

  • Ansökan (även ansökningar där Karlstads universitet är medsökande)
  • Intyg för externfinansierat projekt
  • SUHF-kalkyl
  • Relevant kommunikation mellan projektledare och finansiären.

Vad ska du göra när du får ett beslut från finansiären?

Det är projektledarens ansvar att skicka beslut från finansiären (både beviljad finansiering och avslag) till diariet.

Vad ska du göra när ett projekt har beviljats?

Gratulerar! Nu kommer du att kunna genomföra din forskning och gå in i fasen som vanligtvis kallas Post-award-fasen. Du kan hitta information om vad du ska göra Post-award Checklistan eller i avsnitten nedan.

Vad ska du göra när en projektansökan har avvisats?

Ge inte upp! Följ upp skälet bakom beslutet för att förbättra ansökan till nästa gång. Att förstå varför en ansökan avslogs är ofta nyckeln till att få framtida finansiering. Grants and Innovation Office finns tillgängligt för att ge stöd och ge råd om hur man ska agera för att lyckas inom nästa utlysningsomgång eller för att identifiera en annan finansiär.