Steg 3: Skriv projektansökan

Framtagandet av en ansökan om projektmedel, även kallad ansökningsfasen eller Pre-award processen, representerar början på forskningsprojektets livscykel. Det omfattar en konkretisering av forskningsidén, identifiering av möjlig forskningsfinansiär, etablering av samarbeten för att möta kompetensbehov i projektet, budgetering, efterlevnad av interna riktlinjer och granskning. Pre-award Checklistan och avsnitten nedan ger stöd under hela framtagandet av ansökan. Observera att de interna rutinerna vid framtagandet av ansökan varierar beroende på:

- Det totala ansökningsbeloppet
- Begränsning av antalet ansökningar till finansiären
- Möjligheter och prioriteringar i förhållande till strategier och avtal

Generella rutiner vid Karlstads universitet

Alla forskare som planerar att lämna in en ansökan om forskningsfinansiering ansvarar för att det interna dokumentet Intyg för externfinansierat projekt är ifyllt och signerat i enlighet med Karlstads universitets Arbets- och delegationsordning, som beskrivs nedan. Total projektbudget definieras: Karlstads universitets andel i projektet, inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar.

  • En total projektbudget under 250 TSEK (Kau’s andel i projektet, inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar): SUHF-kalkyl och Intyg för externfinansierat projekt måste undertecknas av ekonom, projektledare (vid Karlstads universitet) och prefekt alternativt föreståndare.

  • En total projektbudget under 10 MSEK (Kau´s andel i projektet, inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar): SUHF-kalkyl och Intyg för externfinansierat projekt måste undertecknas av ekonom, projektledare (vid Karlstads universitet), prefekt och dekan. 
     
  • En total projektbudget som överstiger 10 MSEK (Kau’s andel i projektet, inklusive samfinansiering och eventuella transfereringar) kräver också en underskrift från rektor utöver de som har nämnts ovan. 

Alla ansökningar som lämnats in via Prisma-portalen (Vetenskapsrådet, Forte, Formas, Skolforskningsinstitutet, Rymdstyrelsen och Naturvårdsverket) och The Funding & Tenders portal (Horizon Europe) signeras elektroniskt. Elektroniskt signerade ansökningar ersätter dock inte universitetets interna rutin med krav på signerat Intyg för externfinansierade projekt och SUHF-kalkyl.

Underskrifter

I de flesta fall används elektronisk signering för intyg och SUHF-kalkyl. Karlstads universitet har tecknat avtal med Sunet om att använda e-signeringstjänsten eduSign.

Vem signerar?

För ansökningar upp till 250 000 SEK; kontakta prefekt/avdelningschef/centrumföreståndare för signering (dekan behöver inte signera).

För ansökningar upp till 10 000 000 SEK; kontakta prefekt och dekan för signering.

För ansökningar över 10 000 000 SEK ska även rektor signera. Rektor undertecknar även avtal där motparten kräver så. Läs mer i steg 4.

Interna rutiner för specifika finansiärer

Vissa finansiärer och organisationer sätter en gräns för antalet ansökningar som kan lämnas in för varje lärosäte. Vid behov av interna prioriteringar koordinerar Grants and Innovation Office universitetsövergripande beslut med rektor och dekaner.

Följande finansiärer gör avsteg från Arbets- och delegationsordningen:

Oavsett belopp ska ansökningar till följande finansiärer signeras av rektor (om inte annat anges).

Upprätta en projektbudget

Projektbudgeten måste upprättas i samråd med en ekonom. Du ska boka tid hos institutionens ekonom i god tid innan ansökningstiden går ut. Du bör också informera berörd prefekt om planerad projektbudget. Det bidrar till att framtagen budget tillgodoser finansiärens krav, intern planering och inte minst att den möter projektets behov på bästa sätt.

Rekrytering av personal till projekt

Vid planering av ett forskningsprojekt ska Karlstads universitets regler för rekrytering beaktas. Det skapar goda förutsättningar för genomförandet av projektet. Det finns också riktlinjer för att säkerställa processens kvalitet och effektivitet. Du hittar detaljerad information om våra rekryteringsprocesser i ”Anställningsordning” och ”Handläggningsordning för anställning och befordran av lärare”. Informera berörd prefekt om planerade rekryteringar. Du kan också kontakta din HR-specialist vid institutionen för mer information.

En rekryteringsprocess tar tid. Se till att du är bekant med processen, om rekrytering behövs och att du börjar planera i god tid.

Forskningsetik

Vid Karlstads universitet måste alla forskningsprojekt, inklusive doktorandprojekt, genomgå en etisk granskning. Detta gäller både intern och externt finansierade projekt.

Forskningsavtal och kontrakt

Att producera adekvata avtal för forskningsprojekt är viktigt för projektet och för universitet. Det ska förhindra tvister och skapa tillfredsställande och tydliga riktlinjer för medverkande forskare och  samarbetspartners. I ett forskningsavtal är det viktigt att reglera ägandet till resultaten och immateriella tillgångar. Det rekommenderas att diskutera detta med alla berörda parterna redan under ansökningsfasen.

För frågor angående upprättande eller granskning av kontrakt, kontakta juristerna vid Karlstads universitet: jurist@kau.se.

Publicering och open access

En viktig del av ansökan är att tydligt kunna redogöra för finansiärerna vad resultatet av projektet kommer att bli och hur det ska spridas både inom och utanför akademin. I detta arbete ingår att publicera i vetenskapliga tidskrifter. Kraven på hur resultaten ska publiceras kan skilja sig mellan finansiärer. Det är därför viktigt att kontrollera finansiärens krav och se till att du kan uppfylla dessa om projektet beviljas.

Översättning och språkgranskning

Du kan få hjälp av ämnet engelska med översättning och språkgranskning av texter. Översättning utförs från svenska till engelska och från engelska till svenska.

Gör så här för att beställa:

Mejla translation@kau.se och ange/bifoga: 

  • Antal ord
  • Deadline
  • Ämnesområde
  • Texten du vill ha översatt eller granskad i Word-format (eller ange när vi kommer att få tillgång till texten)
  • Färdiga/önskade översättningar av dina mest grundläggande eller centrala begrepp och facktermer – om sådana finns
  • Särskilda önskemål
  • Kontosträng för debitering

Debitering
För forskare och forskargrupper debiteras översättning och språkgranskning per timme och kostnaden baseras på antal ord, typ av text och ämnesområde. Du får ett kostnadsförslag när du har skickat in en förfrågan och översättaren har kunnat bilda sig en uppfattning om uppdragets omfattning och komplexitet.