Steg 3: Projektbudget

En kalkyl upprättas enligt SUHF-modellen (Sveriges universitets- och högskoleförbund) som visar en budget med full kostnadstäckning, d.v.s. visar tydligt universitetets totala kostnader för projektet. Det kan finnas begränsningar i vad olika finansiärer anser vara godkända kostnader, så beroende av finansieringsgraden så kan institutionen komma att behöva avsätta anslagsmedel för att samfinansiera mellanskillnaden.

Samfinansiering kan bestå av olika delar och det sammanlagda värdet av dessa delar ska tydligt framgå av SUHF-kalkylen. Exempel på olika samfinansieringsposter kan vara LKP (arbetsgivaravgifter), OH (indirekta kostnader), arbetad tid och kontant samfinansiering. Variationen är stor, därför är det viktigt att känna till finansiärens regler. Det är av stor vikt att universitetet har kontroll över eventuell framtida samfinansiering.

De vanligaste budgetposterna är: personalkostnader, drift, utrustning, lokaler och OH (indirekta kostnader). Karlstads universitets upphandlingsregler och policy måste följas. Informera alltid prefekten innan mötet med ekonom och om projektet ställer höga krav på administrativt stöd bör fakultetens chef för administrativt stöd kontaktas. Tänk igenom följande inför mötet med ekonomen och upprättande av projektbudget:

• Personalkostnader: vem är tänkt att arbeta i projektet och hur mycket? Behövs extra administrativ hjälp? Lönekostnaden per år inkl. LKP (arbetsgivaravgifter) och årlig löneökning beräknas.
• Driftkostnader: hit räknas mindre investeringar, material, resor, hotell, konferenskostnader, transkribering, språkgranskning, Open Access, etisk granskning m.m. De här kostnaderna ska uppskattas av dig.
• Utrustning och inventarier: tänker du köpa in utrustning eller inventarier för projektbidraget? En större investering (anläggningstillgång) skrivs av på flera år utifrån den beräknade ekonomiska livslängden (minst 3 år). Vanligtvis ersätter finansiärer endast avskrivningskostnader under projektperioden. Nyttjandegraden behöver fastställas. Mindre investeringar (förbrukningsinventarier) kan skrivas av direkt och kostnadsförs i sin helhet vid inköpstillfället.
• Lokaler:  kostnad för arbetsrum baseras på budgeterad personalomfattning. Kostnader för andra typer av lokaler, som t ex laborationslokaler ska tas upp separat.
• OH kostnader: ett procentuellt påslag för att täcka indirekta kostnader. Påslaget räknas fram specifikt för varje institution.

Om ansökan inkluderar en forskare utanför Karlstads universitet behövs en SUHF-kalkyl från det aktuella lärosätet. Du bör etablera kontakt mellan lärosätenas ekonomer för att säkerställa deras budget och de eventuella framtida transfereringarna. Tänk på att vid ett eventuellt beviljat bidrag måste avtal upprättas mellan lärosätena. Du, som projektledare, ansvarar för att detta sker i samråd med jurist.

Om du är medsökande i en ansökan vid ett annat lärosäte eller företag ska de interna rutinerna följas på samma sätt som om du vore huvudsökande. D.v.s. intyg för externfinansierat projekt och budget enligt SUHF-modellen skapas, signeras och registreras i vanlig ordning.