Varje höst arrangerar ESV, Ekonomistyrningsverket, ESV-dagen, en mötesplats för alla som arbetar med ekonomistyrning i staten och den 8 oktober arrangerades årets dag. I spår 3 som gick under rubriken "Myndigheter kan effektivisera" medverkade bland andra forskaren Johan Quist från CTF, Centrum för tjänsteforskning vid Karlstads universitet. Moderator Eva Lindblom förklarade att rubriken är medvetet dubbeltydig. Den pekar dels på att myndigheterna har förmågan att effektivisera, dels på att det fortfarande finns effektiviseringspotential i staten.
Thomas Mårtensson, Skogsstyrelsen, och Ingrid Tilly, Länsstyrelsen i Värmland, inledde spåret med att berätta om sitt gemensamma projekt riktat till skogsägare. Tanken med projektet är att erbjuda en väg in för skogsägarna, oberoende av vilken myndighet de behöver ha kontakt med. Projektet startade vid årsskiftet och kommer nå en femtedel av skogsägarna innan årets slut.
- När vi hade arbetat ett tag insåg vi att vi måste gå utanför respektive organisationsstruktur och hierarki. Vi insåg att vi måste skapa ett projekt och en projektorganisation om vi ska lyckas. Det Ingrid och jag lagt mycket tid på är till exempel att tydliggöra ansvar och roller emellan de olika organisationerna. Det gäller också att vara tydliga med finansieringen, dels i utvecklingsarbetet, men framför allt i den kommande förvaltningen, säger Thomas Mårtensson.
Projektet uppstod efter att länsstyrelserna och Skogsstyrelsen under många år märkt att skogsägarna har svårt att veta vilken myndighet de ska vända sig till i olika ärenden.
- Vi tror att det många gånger, eller för det mesta, är bättre att samverka. För det är i samverkan man drar hem de stora effektiviseringsvinsterna, det är där man gör skillnad för kunderna. Vi vill ju precis som skogsägarna göra rätt och i vårt fall är det ju att göra rätt sak med de pengar vi får, säger Ingrid Tilly.
Variation vi måste hantera
Johan Quist, från CTF, anser att samverkan och förmågan att se på den offentliga verksamheten ur medborgarens eller kundens perspektiv är ett måste för att effektivisera i statsförvaltningen. Men många av oss har perspektivet att vi arbetar på fabriker, där standardisering är avgörande för att effektivisera.
- Min känsla är att vi har för många chefer och controllers som tänker att standardisering är good management. Anledningen till att ni tänker fel är att ni tror att ni jobbar på små fabriker. Men vad är det ni levererar genom era kanaler? En produkt? Nej, ni gör inga produkter, ni skapar förutsättningar för tjänster. Ni behöver ha mötesplatser för att möta personer och samskapa saker, säger han och fortsätter: Hur ser det ut i din myndighet med variation? Jo, offentlig sektor är öppen, medborgaren eller kunden är där och springer mest hela tiden och bidrar med massa fel och variation som vi måste hantera – inte reducera. Om vi tror att vi ska skapa en McDonalds-förvaltning så har vi fel.
Tre frågor
Riksrevisor Jan Landahl fanns också på plats för att berätta om sin syn på effektivitet i statsförvaltningen. Han utgick från tre frågor, som vi alla bör ställa oss: Vad gör vi i den här myndigheten? För vem gör vi det? Varför gör vi det? För Jan Landahl är det naturligt att arbeta för medborgarna och utgå från deras upplevelser när man utvärderar resultatet.
- Har behovet tillfredställts? Är hon eller han nöjd med myndighetens leverans av tjänsten. Har medborgaren blivit sedd i processen? Vi måste också försöka få till jämförelser. Vad har hänt över tid? Har det blivit bättre eller sämre?
Jan Landahl konstaterade att det är svårt att mäta effekter, särskilt eftersom verksamheten inom statsförvaltningen är sektoriserad.
- Men vad är det för fel på att mäta nöjdhet? Vi på Riksrevisionen letar ytterst efter effekter hos dem vi jobbar för, och dem vi jobbar för i alla våra verksamheter är medborgaren. Om vi ska mäta effekter hos medborgaren så måste vi samverka. Då måste också styrningen och uppföljningen bygga på att myndigheter och olika aktörer samverkar.
Inte där än
Moderator Eva Lindblom har, innan ESV-dagen, ringt runt till några av dem som skulle gå spåret för att höra om deras förväntningar. Då fick hon även en fråga som en deltagare gärna vill ha besvarad: Finns det en gräns för hur mycket en myndighet kan effektivisera och hur vet man att den är nådd? Johan Quist var snabb med sitt svar:
- Ja, teoretiskt så finns det en gräns, men det är ingen fara – du är inte nära än!
Läs mer om ESV-dagen på på ESV:s hemsida.
