Vad ska jag tänka på när forskningsprojektet är avslutat och forskningsdata ska bevaras (arkiveras)?

I enlighet med Karlstads universitets bevarande-och gallringsplan för forskningsmaterial (Dnr 230/02) ska forskningsmaterialet bevaras i minst 10 år. Tänk på att all insamlad grunddata ska bevaras. Ett exempel på detta är att när intervjuer spelas in ska ljudfilerna bevaras även om intervjuerna har transkriberats. En konsekvens av detta är att forskaren inte kan lova att redan insamlat material kan raderas.

När forskningsmaterialet har bevarats i enlighet med bevarande-och gallringsplan för forskningsmaterial, ska en gallringsutredning göras för om forskningsmaterialet ska gallras eller om den ska bevaras för framtiden.

Då Karlstads universitet har ett e-arkiv är det mycket lämpligt att informationen arkiveras i detta efter det att forskningsprojektet är avslutat. E-arkivet används för att bevara informationen från bland annat avslutade forskningsprojekt, till skillnad från Sunet Drive som används för att hantera informationen under den tid som forskningsprojektet pågår.

Genom att arkivera informationen från forskningsprojektet i ett e-arkiv behöver forskaren inte hantera alla de olika uppgifterna som behövs när externa enheter används, till exempel kryptering och gallring.

Kontakta arkivarie för stöd vid användande av e-arkivet.

Bevara på externa enheter

Informationen kan även arkiveras på externa enheter, till exempel USB-minnen eller USB-hårddiskar, i stället för i ett e-arkiv – men detta ställer stort ansvar på forskaren.

Enheterna måste vara adekvat krypterade. Viktigt att tänka på är att dekrypteringsnycklar och lösenord som används för att dekryptera informationen skyddas mot obehörig åtkomst eller förändring. Det behövs även rutiner och instruktioner för att säkerställa att Kau kan under den tid (minst 10 år) som informationen är arkiverad, att det är möjligt att dekryptera enheterna och komma åt informationen. Glöms lösenordet bort eller dekrypteringsnyckeln förloras, är det omöjligt att få ut informationen från de krypterade enheterna.

Det är även viktigt att informationen lagras på flera (minst två) enheter, som alla är adekvat krypterade. Detta för att skydda mot att enheterna går sönder och informationen förloras.

Med externa enheter behöver forskaren även säkerställa att personuppgifter gallras när gallringsfristen infaller.

Ta hjälp av IT-avdelningen för att säkerställa att enheterna blir adekvat krypterade. Säkerhetsfunktionen på Kau hjälper till med hur de externa enheterna fysiskt ska förvaras.

Förslag på formulering i ansökan till Etikprövningsmyndigheten

I ansökan kan forskaren skriva: Data kommer efter avslutad studie att sparas ett centralt e-arkiv med adekvat säkerhet, alternativ i annan teknisk lösning som IT-avdelningen på Karlstads universitet bedömer ha adekvat säkerhet. Informationen kommer att förvaras i minst 10 år i enlighet med Karlstads universitets regler för bevarande.