Är det säkert att använda Zoom för forskning?

Du kan använda Zoom för att exempelvis genomföra och spela in intervjuer, förutsatt att nedanstående säkerhetsrutiner följs.

När Karlstads universitets IT-tjänst Zoom används för insamling av känsliga personuppgifter eller uppgifter som omfattas av sekretess*, ska de kompletterande säkerhetsåtgärder som universitetets IT-avdelning har tagit fram användas. Det kan exempelvis handla om end-to-end-kryptering, även kallad End-to-End Encryption eller E2EE, samt väntrum.

* Uppgift om enskilds personliga förhållanden som kan hänföras till den enskilde inom sociologiska, psykologiska, pedagogiska eller andra beteendevetenskapliga eller samhällsvetenskapliga studier omfattas av reglerna av statistiksekretess enligt 24 kap. 8 § andra stycket OSL och 7 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Statistiksekretessen är enligt huvudregeln absolut.

Vid insamling av andra, ej känsliga eller sekretessreglerade personuppgifter, behöver end-to-end-kryptering inte alltid användas. Väntrum ska dock alltid användas för att förhindra att obehöriga tar del av informationen.

När Zoom används ska forskaren välja en lämplig lokal där obehöriga inte kan ta del av samtalet genom exempelvis överhörning eller axelsurfning. Forskaren bör även informera forskningspersonen om vikten av att befinna sig på en lämplig och avskild plats där obehöriga inte kan höra samtalet eller se information som visas på skärmen.

Inspelning av intervjun

Intervjun kan spelas in med en diktafon som inte är ansluten till internet. Om forskaren bedömer att det är lämpligt kan även Zooms inspelningsfunktion användas.

Forskaren behöver dock vara medveten om att Zooms inspelningsfunktion skapar två filer: en ljudfil och en videofil. Inspelning av video kan innebära att fler personuppgifter samlas in än vad som är nödvändigt för forskningens syfte. Forskaren ska därför redan före intervjun bedöma om videofilmen behövs.

Om videofilmen inte behövs för forskningen ska den raderas direkt efter avslutad intervju. Ljudfilen ska därefter flyttas till en lagringsplats som är lämplig för forskningsdata, exempelvis Sunet Drive, och hanteras så att obehöriga inte kan ta del av materialet.

Om videofilmen ska bevaras måste detta vara nödvändigt för forskningen. Behovet av att samla in och bevara videomaterialet ska motiveras i ansökan till Etikprövningsmyndigheten. Det ska även framgå hur materialet ska skyddas och hanteras. Lämplig förvaring av videofilmen är Sunet Drive.

Förslag på formuleringar i ansökan till Etikprövningsmyndigheten

Intervjun spelas in med diktafon

Här följer förslag på hur du kan uttrycka dig i ansökan till EPM: Intervjuerna kommer att genomföras via IT-tjänsten Zoom, som Karlstads universitet har tecknat adekvata avtal med leverantören för att använda. Vid användningen av Zoom kommer de kompletterande säkerhetsåtgärder som Karlstads universitets IT-avdelning har tagit fram att tillämpas. Intervjuerna spelas in med en diktafon som inte är ansluten till internet. Inspelningarna lagras och hanteras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av materialet.

Intervjun spelas in med Zooms inspelningsfunktion och videofilen raderas

Här följer förslag på hur du kan uttrycka dig i ansökan till EPM: Intervjuerna kommer att genomföras via IT-tjänsten Zoom, som Karlstads universitet har tecknat adekvata avtal med leverantören för att använda. Vid användningen av Zoom kommer de kompletterande säkerhetsåtgärder som Karlstads universitets IT-avdelning har tagit fram att tillämpas. Intervjuerna kommer att spelas in med Zooms inspelningsfunktion. Funktionen skapar både en ljudfil och en videofil. Eftersom videomaterialet inte behövs för forskningens syfte kommer videofilen att raderas direkt efter avslutad intervju. Ljudfilen kommer därefter att flyttas till en lagringsplats som är lämplig för forskningsdata och hanteras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av materialet.

Både ljud- och videofilen ska bevaras

Här följer förslag på hur du kan uttrycka dig i ansökan till EPM: Intervjuerna kommer att genomföras via IT-tjänsten Zoom, som Karlstads universitet har tecknat adekvata avtal med leverantören för att använda. Vid användningen av Zoom kommer de kompletterande säkerhetsåtgärder som Karlstads universitets IT-avdelning har tagit fram att tillämpas. Zooms inspelningsfunktion skapar både en ljudfil och en videofil. Videomaterialet behöver bevaras eftersom [beskriv varför videon är nödvändig för forskningens syfte och analys]. Ljud- och videofilerna kommer att flyttas till en lagringsplats som är lämplig för forskningsdata och hanteras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av materialet.