Är det säkert att använda Zoom för forskning?

Du kan använda Zoom för att till exempel spela in intervjuer, förutsatt att följande säkerhetsrutiner följs.

När Kau:s IT-tjänst Zoom används för insamling av känsliga personuppgifter eller information som är skyddad av sekretess, behöver kompletterande skyddsåtgärder som IT-avdelningen har tagit fram att användas, till exempel end‑2‑end kryptering (även känt som End to End Encryption och E2EE) och väntrum.

För annan insamling av annan information (integritetskänslig eller harmlös) behöver inte end‑2‑end kryptering användas, men väntrum ska alltid användas för att förhindra att obehöriga får del av informationen.

Tänk dock på att du som huvudregel inte ska använda den inspelningsfunktion som finns i Zoom för att spela in en intervju, såvida inte videofilmen behövs för forskningen. Detta beror på att när inspelningsfunktionen i Zoom används, spelas även en video in. Om inte videofilmen behövs, behandlas fler personuppgifter än nödvändigt, vilket är i strid mot de grundläggande principerna i GDPR. Som forskare kan man inte radera videofilmen i efterhand, då all insamlad grunddata ska bevaras tills gallringsfristen infaller. Detta medför att lämpligen används en diktafon för att spela in intervjun i Zoom.

När Zoom används ska en lämplig lokal väljas så obehöriga inte kan ta del av samtalet via exempelvis överhörning eller axelsurfing.

Förslag på formulering i ansökan till Etikprövningsmyndigheten när Zoom används:

Här följer förslag på hur du kan uttrycka dig i ansökan till EPM: Intervjuerna kommer att ske via IT-tjänsten Zoom som Karlstads universitet har adekvata avtal med. När Zoom används kommer de kompletterade säkerhetsåtgärder som Karlstads universitets IT-avdelning har tagit fram att användas. Intervjuerna spelas in på diktafon som inte är ansluten till internet och hanteras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av det inspelade intervjuerna.