Lagra data under projektet

Under ett forskningsprojekt är det viktigt att alltid ha tillgång till sina forskningsdata.
På Karlstads universitet använder vi Sunet Drive för lagring av forskningsdata. Att spara data med versionshantering är ett bra sätt att kunna hitta i det senare.

Sunet Drive

Som projektledare eller ansvarig för ett forskningsprojekt kan du beställa lagring i Sunet Drive för projektets data och andra dokument. Projektet får då en projektyta i Sunet Drive med en färdig filstruktur. 

Sunet Drive bör användas för all lagring och intern delning av Karlstads universitets forskningsdata. Tjänsten kan också användas för att dela forskningsdata med samarbetspartners utanför universitetet inom ramen för forskningsprojekt där Karlstads universitet deltar som forskningshuvudman. Sunet Drive får dock som huvudregel inte användas som lagringsyta för andra organisationers forskningsdata för annat syfte än delning.  

Beställning av lagringsyta i Sunet Drive:

Information om datalagring i Microsoft 365

Det finns information som inte får hanteras och lagras i OneDrive och SharePoint (Microsoft 365).

Forskningsdata: Forskningsdata ska fortsättningsvis lagras i den avsedda lagringsmiljön för forskning, Sunet Drive. För beställning och mer information om Sunet Drive, se ovan.

Känsliga personuppgifter: Det är inte tillåtet att lagra känsliga personuppgifter i Microsoft 365. Detta inkluderar uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening, uppgifter om hälsa, en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Information som är skyddad av sekretess: Det är inte tillåtet att lagra sekretessreglerad information eller företagshemligheter i Microsoft 365. Känsliga personuppgifter eller sekretessreglerad information ska i stället lagras i "My documents" eller på annan plats med adekvat säkerhet. För mer information om tjänster som kan användas för känsliga personuppgifter och sekretess, se länken nedan.

Det är bra att använda sig av standardformat på filer i forskningsprojektet för att säkerställa att de går att läsa i framtiden. Standardformat är också att föredra om man ska tillgängliggöra data för andra forskare.

Alla digitala filformat riskerar att bli föråldrade och inte kunna läsas i framtiden. Om det sker riskerar värdefulla forskningsdata att förloras.

Arkivering

I Riksarkivets föreskrift RA-FS 2009:2 anges vilka filformat som är godkända för bevarande. Vilket filformat som ska användas är beroende av den ursprungliga handlingens användningsområde. Till exempel bevaras databaser och register som sekventiella filer eller XML-filer och kontorsdokument som PDF/A. Tyvärr saknas format för bevarande av digitalt ljud och bild.

När du levererar ditt forskningsprojekt till arkivet kommer de filformat du använt att konverteras till ett bevarandeformat. Ett bevarandeformat är ett programoberoende format för att inte riskera att det plötsligt saknas rätt programvara för att läsa informationen.

Det viktigaste att tänka på som forskare när det gäller att välja filformat för informationen i forskningsprojekt är att:

  • Använda ett bevarandeformat redan från början om det är möjligt
  • Använda ett filformat som är leverantörsoberoende
  • Använda ett filformat som följer en öppen standard
  • Använda ett filformat som är vanligt förekommande

Det är inte alltid möjligt att välja ett format som uppfyller dessa kriterier. Standarder och traditioner inom olika discipliner kan avgöra vilka filformat som används. Specifika instrument, analysredskap eller egentillverkad programvara är sådant som kan vara avgörande för dataformaten. Det är emellertid viktigt att komma ihåg att varje gång som man konverterar en fil från ett format till ett annat så riskerar man att information går förlorad. Spara alltså om möjligt filer i lämpliga format redan från början.