GDPR och uppdragsutbildning

Den 25 maj 2018 började den ny dataskyddsförordning, förkortat GDPR, att gälla inom EU och ersätter då vår svenska personuppgiftslag (PUL). Vi vill informera dig om hur vi behandlar personuppgifter i samband med uppdragsutbildningar.

Kommunikatör

Anmälningsvillkor

Uppdragsutbildningar genomförs i enlighet med uppdragsutbildningsförordningen och vänder sig till personal som arbetar inom offentlig sektor, myndigheter, företag. För att kunna anmäla dig måste du ha en anställning i ett företag eller organisation (ej enskild firma) där arbetsgivaren godkänner ditt deltagande och vi skickar anmälningsbekräftelse samt faktura till företaget eller organisationen. Du kan tyvärr inte läsa en uppdragsutbildning som privatperson. Kursanmälan är bindande och vi förbehåller oss rätten att ställa in uppdragsutbildningen vid för få deltagare och kontaktar er omgående.

Personuppgifter som behandlas i samband med uppdragsutbildning

Den 25 maj 2018 började den ny dataskyddsförordning, förkortat GDPR, att gälla inom EU och ersätter då vår svenska personuppgiftslag (PUL). I enlighet med uppdragsutbildningsförordningen behövs ett avtal mellan universitetet och en arbetsgivare. Därför samlar vi in personuppgifter både från arbetsgivaren och från deltagaren. 

Karlstads universitet har ett personuppgiftsbiträdesavtal med Karlstads universitets uppdrags AB. Karlstads universitets uppdrags AB behandlar personuppgifter för att kunna förmedla, marknadsföra, sälja och administrera universitetets uppdragsutbildning.

Karlstads universitet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för universitetets verksamhet. Karlstads universitet är en statlig myndighet och det innebär att meddelanden och annan information som skickas till oss blir allmänna handlingar. Personuppgifterna bevaras så länge det är nödvändigt för ändamålet samt i enlighet med gällande lagstiftning och universitets informationshanteringsplan. Enligt dataskyddsförordningen GDPR har du rätt att gratis få ta del av samtliga uppgifter om dig som hanteras och vid behov få eventuella fel rättade. Du har även rätt att begära radering, begränsning eller att invända mot behandling av personuppgifter, och det finns möjlighet att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. 

Det nationella antagningsregistret NYA

I antagningsregistret NYA sparas identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) och uppgifter om behörighet, urvalsgrund, skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift samt antagning. Dina uppgifter behandlas av Universitets- och högskolerådet och Karlstads universitet när vi prövar om du är behörig och när vi värderar dina meriter inför urvalet.

Det nationella studieregistret LADOK

I studieregistret Ladok sparas för varje kursdeltagare identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) och utöver de uppgifter som behandlas i NYA även uppgifter om deltagande i utbildning och prov, studieresultat, betyg, tillgodoräknande av utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet och examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att Karlstads universitet ska kunna lämna uppgifter till SCB.

Bestämmelser om registren NYA och Ladok finns i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier mm vid universitet och högskolor. Utlämnande av uppgifter från registren kan ske till tredje part (t.ex. andra högskolor och CSN) enligt den uppräkning som finns i förordningen.   

Behandling av uppgifter om dig som deltagare förekommer även i andra studieadministrativa system som är nödvändiga för att genomföra utbildningen. 

Anmälningssystem AxacoAir

Uppgifter om deltagare samlas in via Karlstads universitets anmälningssystem AxacoAir och innehåller uppgifter såsom namn, personnummer, IP-adress, adress, telefonnummer, e-post, faktureringsuppgifter, eventuella kostpreferenser och tillgänglighetsfrågor. Uppgifterna tas efter anmälningsperiodens slut bort från AxacoAir och behandlas och lagras på Karlstads universitets server. Innan en deltagare kan anmäla sig i AxacoAir måste personen godkänna att lärosätet samlar in personuppgifter. 

Affärssystemet Office 365 Sharepoint

Uppgifter om kunder behandlas och lagras i affärssystemet Office 365 Sharepoint och kan behandlas i tredjeland. Detta är reglerat genom PUB-avtal mellan myndigheten Karlstads universitet och dotterbolaget Karlstads universitets uppdrags AB.

Affärssystemet innehåller uppgifter om samarbetspartners, uppdragsgivare och kontaktpersoner såsom namn, IP-adress, adress, telefonnummer, e-post och faktureringsuppgifter.

Uppgifterna som lagras i affärssystemet Office 365 Sharepoint kan behandlas i tredjeland. (https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/privacy/who-can-access-your-data-and-on-what-terms)

Lärplattformen Canvas

I lärplattformen Canvas samlas allt kursmaterial. För att få tillgång till den samt universitetsbibliotekets service och det trådlösa nätverket på universitetet ska deltagaren skapa ett KauID. I Canvas registreras namn och epost som är synligt för alla kursdeltagare. Även personnummer registreras då uppgifterna hämtas från Ladok, men denna uppgift är enbart synlig för kursens lärare och administratör.

Foto och film

I samband med våra uppdragsutbildningar händer det att vi fotograferar eller filmar för att dela med oss av innehållet och sprida budskap i universitetets kanaler. Därför vill vi att du väljer om du samtycker till att vara med på bild eller inte.

Nyhetsbrev

Ett par gånger per år skickar Karlstads universitets uppdrags AB ut information om uppdragsutbildningar i vårt nyhetsbrev. Nyhetsbrevet skickas till prenumeranter utifrån en sändlista som enbart innehåller e-postadresser. Vi sparar din epostadress tills du avanmäler dig från din prenumeration via avregistreringslänken i utskicket och vi tar då bort dina uppgifter ur Karlstads universitets uppdrags AB:s register.

Kontakt

Kommunikatör