Om din anställning

På den här sidan vill vi ge både nyanställda och medarbetare som arbetar hos oss sedan tidigare en översiktlig beskrivning av de anställningsvillkor, rättigheter och skyldigheter som gäller för dig som är anställd vid universitetet. I texten finns klickbara länkar till mer information på universitetets intranät Inslaget. Sidorna är bakom inlogg med KauID och är låsta om du inte redan blivit anställd och fått ditt KauID.
Du som har frågor om dina anställningsvillkor eller vill ha fördjupad information om något område är du välkommen att kontakta HR-avdelningen.

Arbetstid

Lärare och administrativ/teknisk personal har olika arbetstidsavtal. Nedan kan du läsa sammanfattat om vad som gäller för respektive kategori.

Administrativ och teknisk personal

Arbetstiden regleras i Lokalt arbetstidsavtal för administrativ och teknisk personal vid Karlstads universitet. Ordinarie arbetstid är 39 timmar och 45 minuter per vecka, normalt förlagd till 8.00 – 16.27 med 30 minuters lunchrast. För lokalvårdare är arbetstiden normalt förlagd till 5.30 – 13.57.

Midsommar-, jul- och nyårsafton är lediga dagar. De år som nationaldagen infaller på en lördag eller söndag kompenseras man med en ledig dag som kan förläggas när som helst under året, efter överenskommelse med chef.

Vissa dagar minskas arbetstiden med nedan angivet antal timmar:

  • Trettondagsafton, 4 timmar.
  • Skärtorsdagen 2 timmar
  • Valborg 30 april, 4 timmar
  • Alla helgons afton 4 timmar
  • 23 december 4 timmar

Administrativ och teknisk personal har möjlighet att tillämpa flextid, vilket innebär att den anställda själv kan välja förläggning av arbetstiden, utifrån verksamhetens och arbetsuppgifternas krav, inom ramen 6.00 – 20.00. Fast tid är 9.00 – 15.00. Överenskommelse med chef kan göras om avsteg från ramarna.

Ditt flexsaldo får vara högst plus 50 timmar och minst minus 20 timmar.

Lärare, doktorander och amanuenser

Lärarnas arbetstid är inte reglerad på ovanstående sätt. Följande befattningar tillhör lärar-kategorierna; professorer, universitetslektorer, biträdande lektorer, forskarassistenter, adjungerade professorer och lärare, universitetsadjunkter, postdoktorer och gästforskare och gästprofessorer. Doktorander omfattas dessutom av detta avtal. Även andra kategorier som utvecklingsingenjörer, med mera, kan tillhöra lärarnas arbetstidsavtal om enskild överenskommelse tecknas med medarbetaren om detta.

En heltidsanställd lärare har en årsarbetstid på mellan 1700-1756 timmar/läsår. I dessa timmar ingår alla förekommande arbetsuppgifter som exempelvis:

  • Utbildning (d.v.s. undervisning, förberedelse- och efterarbete)
  • Forskning
  • Administrativt arbete
  • Kompetensutveckling

Årsarbetstidens omfattning för en lärare styrs av lärarens ålder:

1 756 timmar för arbetstagare med 28 semesterdagar/t.o.m. 29 års ålder.

1 732 timmar för arbetstagare med 31 semesterdagar/från 30 års ålder.

1 700 timmar för arbetstagare med 35 semesterdagar/från 40 års ålder.

För undervisning som fullgörs på kvällstid eller på lördag – söndag finns ett lokalt avtal. Avtalet innebär att man får en ersättning för varje undervisningstimme som till minst hälften infaller efter kl. 18.00 måndag till torsdag. En något högre ersättning utgår för undervisning som till minst hälften infaller mellan kl. 17.00 fredag och kl. 24.00 söndag. Lärarnas arbetstidsavtal och aktuella kvälls- och helgersättningar finns på Inslaget, under dokument och avtal.

I normalfallet blir alla lärare som arbetar med utbildning tjänsteplanerade av studierektor på respektive institution. Karlstads Universitet använder för detta ändamål ett digitalt tjänsteplaneringsverktyg där du som lärare kan gå in och se din egen tjänsteplanering.

Mertid

Mertid är den extra tid som en deltidsanställd fullgör upp till hel tjänstgöring. För administrativ och teknisk deltidsanställd personal gäller att övertidsrätt kan uppstå först när tjänstgöringen per dag överstiger timantalet för heltidstjänstgöring. Mertid kompenseras för lärare i lön och för administrativ och teknisk personal i tid eller i lön. Ledigheten omfattar lika lång tid som mertiden. Lön för mertid utgår som kontant ersättning med 1/142 av hel månadslön. Ersättningen lämnas i den form som arbetstagaren önskar, om inte arbetsgivaren av särskilda skäl bestämmer annat. Läs mer under rubriken övertid.

Övertid

För administrativ och teknisk personal menas med övertid tjänstgöring utöver normal arbetstid per dag. Vid deltidstjänstgöring uppkommer övertid först efter det att den normala arbetstiden för heltidstjänstgörande viss dag har fullgjorts. Man skiljer mellan enkel övertid och kvalificerad övertid. För att tjänstgöring skall betraktas som övertidstjänstgöring fordras, att tjänstgöringen beordrats av chefen. I största möjliga mån skall övertidstjänstgöringen begränsas. Behovet och varaktigheten ska kunna kontrolleras.

Administrativ och teknisk personal

Med kvalificerad övertid menas övertid som fullgörs mellan

  • kl. 19 00 fredag och kl. 7 00 måndag,
  • kl. 19 00 dag före trettondag jul, första maj, Kristi himmelsfärds dag eller nationaldagen och kl. 7 dagen närmast följande vardag,
  • kl. 19 00 Skärtorsdagen och klockan 07 00 på dagen efter annandag påsk,
  • kl. 19 00 på dag före midsommarafton, julafton eller nyårsafton och kl. 7 på vardag närmast efter helgdagsaftonen,
  • samt i övrigt mellan kl. 22 00 och 6 00.

Annan övertid är enkel övertid.

Ersättning ges i pengar (övertidstillägg) eller som ledighet (kompensationsledighet). Kompensationsledighet skall ges under förutsättning att arbetstagaren önskar det och att arbetsgivaren bedömer det som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav.

Utbetalning av lön

Lönen utbetalas månadsvis genom insättning på ditt konto och utbetalas den 25:e varje månad. Om den 25:e skulle vara en lördag betalas lön ut fredagen innan och är det är en söndag betalas lön ut måndagen efter. Förskott på lön utbetalas inte. Lönespecifikationen finns att hämta i egenrapporteringssystemet Primula någon dag innan löneutbetalningsdagen. När du börjar din anställning måste du själv anmäla vilket konto du vill att lönen ska betalas in på. Detsamma gäller om du byter bank och vill få lönen utbetald till ett annat konto.

KauID

På Karlstads universitet använder vi oss av något som kallas KauID. KauID och Single Sign On (SSO) är något som vi använder i många av våra digitala system. I korthet innebär det att vi har samma inloggningsuppgifter till nästan alla system.

Ditt personliga KauID använder du även som referens vid beställningar på faktura.

Kau-kort

Kau-kortet är ett personligt kort som du kan använda som passerkort på Kau, lånekort hos biblioteket samt som utskriftskort i skrivarna. Kortet innehåller ditt foto, ditt namn och födelsedata. Mer information om hur du ansöker om ett Kau-kort hittar du under A-Ö på vårt intranät Inslaget.

Utlämning av nycklar och Kau-kort

Nycklar och Kau-kort lämnas ut av Teknisk service, vid teknisk service informationsdisk, 1A 352. De kan nås på e-postadress ts@kau.se. 

Freja eID

Universitetet har tecknat avtal med Freja eID och vi har därmed tillgång till en e-legitimations-tjänst som är godkänd för det statliga kvalitetsmärket Svensk e-legitimation. Freja eID+ är en säker, fristående och godkänd e-legitimation utan koppling till banken och används som multifaktor-autentisering (MFA) och ger ytterligare ett skyddslager i inloggningsprocessen till olika system eller tjänster som universitetet använder. 

IT-avdelningen

Som nyanställd kommer du i kontakt med IT-avdelningen där du hämtar ut ditt KauID och din arbetsdator. Det är också dit du ska vända dig med frågor som rör din dator och olika system. Lättast kommer du i kontakt med dem på 2525@kau.se eller anknytning 2525. Innan du kan hämta ut din dator bör du kontakta IT för tidsbokning. Uthämtning sker i IT-avdelningens receptionen i hus 5D, plan 4.

Du rapporterar själv in uppgifter i lönesystemet

Som anställd på Karlstads universitet rapporterar du själv in ett antal uppgifter via vårt lönesystem Primula, detta kallas egenrapportering. Du loggar precis som i de flesta andra system in med ditt KauID. Följande ska rapporteras via egenrapportering:

  • Adressändring (observera att detta ej sker per automatik)
  • Ansökan om tjänstledigheter
  • Ansökan om semester (ej lärare)
  • Sjukanmälan till och med dag sju
  • Tjänsteresor (inrikes och utrikes)
  • Egna utlägg
  • Bisysslor
  • Närmast anhörig (viktigt så att arbetsgivaren har kontaktuppgifter ifall något skulle hända)

För ytterligare information om egenrapportering kontakta Lön, 054-700 2900.

Arbetsmiljö

Arbetsmiljön vid Karlstads universitet kännetecknas av tillit, öppenhet och ömsesidighet. Målet är en arbetsmiljö där medarbetare och studenter trivs, är engagerade och känner meningsfullhet, vilket också är grundläggande för hälsa. Arbetsmiljön ska ge ett positivt utbyte i form av arbetstillfredsställelse, gemenskap och personlig utveckling.

Universitetet bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete där arbetsmiljön undersöks och kartläggs på olika sätt, den psykosociala såväl som den fysiska arbetsmiljön, och där brister/risker identifieras sätts åtgärder in.

Det övergripande ansvaret för arbetet med arbetsmiljön ligger hos rektor, men ansvaret är delegerat till respektive chef. Inom universitetet finns en arbetsmiljökommitté vilken initierar, utvecklar och bevakar arbetsmiljöarbetet. 

Arbetsskador och tillbud

Om du skadar dig på arbetsplatsen, eller på väg till eller ifrån arbetet, är det viktigt att du anmäler till din närmaste chef. Ni fyller då i en blankett tillsammans om vad som hänt. Även situationer som skulle kunnat resultera i en olycka, sjukdom eller arbetsplatsskada (tillbud) ska anmälas på samma sätt.

På samma sida finns länkar med information om ersättning vid arbetsskada. Om du drabbas av en arbetsskada kan du få ersättning genom arbetsskadeförsäkringen via Försäkringskassan samt AFA försäkring. Viktigt att även denna anmälan går via närmaste chef.

Sjuk?

Vid sjukdom ska medarbetaren snarast anmäla det till utsedd kontaktperson på det egna arbetsstället. Kontaktpersonen rapporterar vidare till HR-avdelningen, växeln och närmaste chef. När du är tillbaka på arbetet ska du rapportera din sjukfrånvaro via Egenrapporteringen i Primula om den inte överstiger sju dagar. Sjukfrånvaro som varat längre än sju dagar skall styrkas med läkarintyg från dag 8 och skickas/lämnas så snart som möjligt i sjukperioden till din lönekonsult på HR-avdelningen.

När du arbetar på Karlstads universitet får du bland annat ersättning för läkarvård, sjukgymnastik, sjukhusvård och receptbelagda läkemedel.

Företagshälsovård

Karlstads universitet har avtal med Clarahälsan i Karlstad. De samarbetar i sin tur med Avonova Hälsa AB i Arvika för vår personal på Ingesund.  Företagshälsovårdens personal består bland annat av företagsläkare, företagssköterska, företagssjukgymnast, beteendevetare och skyddsingenjör. Clarahälsan ägnar sig åt rehabilitering, förebyggande rehabilitering, arbetsmiljöarbete och i vissa fall sjukdomar eller skador. Vid sjukdomar eller skador som inte är kopplade till arbetet hänvisas i regel till den allmänna sjukvården. Varje anställd kan själv kontakta företagshälsovården och boka tre samtal med beteendevetare som du inte behöver informera arbetsgivaren om. Vid fler samtal behöver du få godkänt av din chef. För övriga insatser via företagshälsovården behöver detta ske i överenskommelse med din närmaste chef. Vid behov av arbetsmiljöundersökningar eller andra större insatser skall kontakten med företagshälsovården tas genom chefen och HR-avdelningen.

Ledighet och semester

Vid sidan av semester och föräldraledighet har du möjlighet att vara ledig av också andra orsaker som bland annat ledighet för studier, fackliga uppdrag, vård av nära anhörig och svenskundervisning. Vid dessa ledigheter får man vanligtvis ingen lön.

Medarbetaren får även under arbetstid besöka läkare, företagshälsovård, öppen vård, sjukgymnast, psykiater/psykolog/psykoterapeut, mödravård, hälsokontroll t ex mammografi samt blod- och plasmagivning. Föräldrautbildning jämställs ej med läkarbesök eller besök hos mödravården utan man får då söka ledighet med löneavdrag. Ledighet för besöket gäller för den tid som behövs dock max 4 timmar av en dag per tillfälle (undantaget om man blir remitterad till annan ort, men det gäller dock inte vid privat sjukvårdsförsäkring).

Du kan även beviljas ledighet av andra orsaker.

Semester

Som anställd på Karlstads universitet har du rätt till ett visst antal semesterdagar beroende på din ålder.

T.o.m. det år arbetstagaren fyller 29 år

28 dagar

Fr.o.m. det år arbetstagaren fyller 30 år

31 dagar

Fr.o.m. det år arbetstagaren fyller 40 år

35 dagar

Kalenderåret är intjänandeår för semester och man skall ta ut sin semester under löpande kalenderår.

Försäkringar

Som anställd vid Karlstads universitet omfattas du av följande försäkringar: Arbetsskadeförsäkring, Personskadeförsäkring,  Tjänstereseförsäkring och Tjänstegrupplivförsäkring. Vid tjänstgöring längre tid utomlands tecknar universitetet en URA-försäkring (Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands).

Vi har även en försäkring för utländska medborgare (GIF) som kommer från ett land som inte har avtal med Sverige om sjukvårdsskydd.

Friskvård

Karlstads universitet vill uppmuntra alla anställda till att delta i hälsofrämjande aktiviteter. Det görs genom att bland annat erbjuda gratis lunchpass samt gymträning på Nordic Wellness Karlstad Campus, erbjuda friskvårdsbidrag och en friskvårdstimme per vecka. Universitetet erbjuder alla anställda friskvårdsbidrag upp till max 3000 kronor per kalenderår, som kan nyttjas enligt Skatteverkets riktlinjer. Friskvårdsbidraget används genom friskvårdsportalen Epassi.

Många träningsanläggningar i Karlstad med omnejd har valt att erbjuda rabatter på träningskort för universitetets anställda. För att nyttja rabatterna behöver du ta med dig en blankett underskriven av HR-avdelningen, för att intyga att du är anställd.

Policys, riktlinjer och lokala avtal

På Karlstads universitet finns ett antal policys, riktlinjer och lokala avtal som du som anställd behöver känna till. Några exempel är Alkohol- och drogpolicy, Allmänna handlingar, sekretess och diarieföring, Arbetstidsavtal för lärare, Arbetstidsavtal för administrativ- och teknisk personal och ledar- och medarbetarpolicy.

Akademisk ordlista

Resor

Resor i tjänsten bokas via vår upphandlade resebyrå och tåg ska i största möjliga mån användas.

Vid resor i tjänsten utgår ersättning för resekostnader samt traktamente och förrättningstillägg. Förrättningstillägg, och del av traktamentet är beskattningsbart. . Reseräkningen rapporteras via egenrapporteringen, eventuella kvitton ska scannas in i ärendet i Primula och originalkvitton skickas direkt till din lönekonsult. Finns endast digitala kvitton räknas även de som originalkvitton. Reseräkningen går sedan digitalt till chefen för attest.

Bisyssla

Med bisyssla avses extra arbete vid sidan av anställningen vid Karlstads universitet. Det extra arbetet kan till exempel bestå av en annan anställning, ett uppdrag eller ett arbete som egen företagare. Universitetet ser positivt på att uppdrag gällande forsknings- eller utvecklingsarbete, som av något skäl inte är lämpliga att ingå i universitetets verksamhet, genomförs som bisyssla. En förutsättning är att bisysslan bedrivs i enlighet med gällande regler och i överensstämmelse med vår policy om bisysslor.

Bisysslan ska på den anställdes initiativ anmälas till arbetsgivaren via egenrapporteringen.

Att ha bisyssla är otillåtet i tre fall:

  • bisysslan är hindrande för arbetet (arbetshindrande bisyssla).
  • bisysslan är verksamhet som konkurrerar med myndighetens verksamhet (konkurrerande bisyssla).
  • bisysslan kan skada förtroendet för myndigheten (förtroendeskadlig bisyssla).
     
  • Här hittar du universitetets policy om bisysslor.

Lämna in din skattsedel

För att rätt skatteavdrag ska ske behöver du lämna skattsedel till HR-avdelningen. Personer som innehaft anställning vid universitetet före 1 november föregående år behöver inte lämna skattsedel, eftersom uppgifter i dessa fall erhålls från centralt register. Särskilt jämkningsbeslut som erhålls under året skall lämnas till HR-avdelningen.

Bra att veta vad gäller säkerhet

Brandskydd

Universitetet bedriver ett systematiskt brandskydds arbete (SBA) i samverkan med fastighetsägarna Akademiska Hus (Karlstad) och Arvika fastigheter AB (Ingesund). På universitetet finns ett automatiskt utrymningslarm som utlöses i händelse av brand, men som också kan användas vid andra tillfällen, exempelvis bombhot. Som anställd ska du veta vad du ska göra vid ett utrymningslarm.

  • Lämna byggnaden via närmaste utrymningsväg. Följ de gröna utrymningsskyltarna.
  • Bege dig till närmaste återsamlingsplats.
  • Stanna där tills vidare instruktioner kommer.

Det är också bra att känna till var närmaste utrymningsplan och släckutrustning finns, och vilken väg du tar dig ut vid en utrymning.

Stöld/inbrott

Skulle du drabbas av en stöld eller ett inbrott på universitetet, alternativt när du befinner dig på en tjänsteresa, anmäler du detta till din närmaste chef och universitetets säkerhetsfunktion. Du får då hjälp med att upprätta en polisanmälan och andra praktiska åtgärder.

Det finns tre enkla råd att följa för att undvika stölder:

  1. Lämna inga värdesaker obevakade.
  2. Lås dörren till ditt tjänsterum när du inte är där.
  3. Var uppmärksam på okända personer som rör sig i lokalerna, och som inte verkar ha något ärende.

Hot/våld

Skulle du bli hotad eller uppleva situationen som obehaglig i samband med ditt arbete på universitetet, det kan vara via telefon, mail, sociala medier eller rent fysiskt, så anmäla detta omedelbart till närmaste chef och universitetets säkerhetsfunktion. Du får då hjälp att hantera situationen. Är läget akut kontakta polis via 112.

Bevakning

Om du behöver hjälp, eller känner dig otrygg när du är på universitetet efter tjänstetid, och på dagtid under helgerna, kan du kontakta universitetets väktare, som finns i huset, alternativt åker på utryckning. Kontaktnummer finns på Inslaget under fliken I en nödsituation.

Hjärtstartare

Det finns fyra hjärtstartare på universitetet. En vid välkomstcenter huvudentrén hus 1E, en i idrottshallen hus 7B, en i hus 12 plan 2 till höger om entrén, och en på Ingesund i hus C i anslutning till administrationen.

Organisationsstruktur och karta

För att underlätta överblicken av universitetets organisationsstruktur har flera organisationsskisser tagits fram.

Parkering

Parkeringsplats finns söder och öster om hus 21, framför och norr om hus 11 mot Frödingshöjd. Observera att de flesta parkeringarna är avgiftsbelagda. På båda parkeringarna kring hus 21 finns långtidsparkeringsalternativ att köpa i parkeringsautomaten eller i respektive parkeringsbolags app i telefonen.

Lika villkor och jämställdhet

Det övergripande ansvaret för arbetet med att främja lika villkor bland studenter respektive medarbetare ligger hos rektor, men ansvaret är delegerat till respektive chef inom fakulteterna, centrala stödfunktionerna och universitetsbiblioteket. Dekanerna och cheferna inom stödfunktionerna har ansvar för att det bedrivs ett systematiskt och målinriktat arbete med lika villkor inom den egna arbetsenheten. Detta görs i samråd med representanter för personalorganisationerna och studentkåren.

Vid Karlstads universitet ska alla, oavsett kön, ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter att forma samhället och sina egna liv. Det gäller medarbetare, studenter och i samverkan med vår omvärld. Genom att aktivt arbeta med att jämställdhetsintegrera verksamheten bidrar vi även med att uppnå de jämställdhetspolitiska målen, vilket innebär att kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sina egna liv.

Hur sätts min lön?

Universitetet tillämpar individuell lönesättning för flertalet medarbetare. Doktorander lönesättas med stöd av lokalt avtal om doktoranders lönesättning. Riktlinjer för lönesättning finns i Karlstads universitets Lönepolicy. Där kan du också läsa mer om kriterier för lönesättning och medarbetarsamtal i samband med löneprocessen.

Rehabilitering

Universitetet som arbetsgivare har huvudansvaret för arbetslivsinriktad rehabilitering som syftar till att den anställde ska kunna återgå i arbete inom verksamheten. Det gäller oavsett om sjukdom eller skada har uppstått genom arbetet eller på annat sätt. I enlighet med arbetsmiljölagstiftningen och Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter ska arbetsgivaren bedriva en organiserad anpassnings- och rehabiliteringsverksamhet på arbetsplatsen. Som arbetsgivare ska Karlstads universitet satsa på tidig och aktiv rehabilitering.

Pension

Pensionsåldern är normalt 65 år, men arbetstagare har rätt att ha kvar sin anställning till 68 år, från 2023 blir förlängs rätten att ha kvar sin anställning till 69 år. Ditt pensionsskydd består av tre olika delar; allmän pension, tjänstepension samt privat sparande. Genom lagstadgade försäkringar har du ett grundskydd, den allmänna pensionen som betalas ut av Pensionsmyndigheten. Din anställning ger dig ett kompletterande skydd i form av tjänstepension. På Karlstads universitet är det Statens tjänstepensionsverk som hanterar tjänstepensionen. Du kan dessutom välja att förstärka din pension ytterligare genom att löneväxla en del av din lön eller semesterdagar mot ytterligare pensionsavsättningar.

Du kan få delpension från 61 års ålder under vissa förutsättningar och det är arbetsgivaren som fattar beslut om delpension skall beviljas. Delpension prövas en gång per år vid Karlstads universitet och  ska lämnas in senast sista september varje år. Ansökan görs i Primula.

Arbetsglasögon

Anställda som har synproblem vid bildskärmsarbete kan vid behov få särskilda arbetsglasögon av universitetet. Även skyddsglasögon för laboratoriearbete kan erhållas. Vid behov kontakta Lönför rekvisition och information.

Föreningar

Karlstads universitet har en konstförening som alla medarbetare har möjlighet att gå med i. De anordnar bland annat konstvisningar, studiebesök, konstlotteri med mera. 

Stilla rummet

Hit kan du komma för att söka stillhet och tystnad, lugn och ro, fokusering och kraft. Dörren är alltid öppen. Rummet är religiöst och livsåskådningsmässigt obundet. Stilla rummet hittar du i 3C 320 och är öppet både för personal och studenter.

Uppsägning

Uppsägning skall alltid ske skriftligt. Följande uppsägningstider gäller för arbetstagare som har tillsvidareanställning:

Från arbetstagarens sida

Anställningstid:                           Uppsägningstid

Högst 1 år                                    1 månad

Mer än 1 år                                  2 månader

Från arbetsgivarens sida

Uppsägningstiden beror på anställningstidens längd och är exempelvis 1 månad om anställningen varat högst 1 år. Uppsägningstiden kan förlängas vid uppsägning på grund av arbetsbrist och är som längst 12 månader.

Karriärstöd & kompetensutveckling

Som anställd på Karlstads universitet finns en hel del att ta del av i form av kompetensutveckling och karriärstödjande resurser. Mycket av detta finns samlat på vår Karriärstödssida.

Introduktionsfilmer

När du är på plats och har tillgång till intranätet rekommenderar vi dig att titta på dessa introduktionsfilmer för att få en bra introduktion i ditt nya arbete.