Checklista post-award

Projektledarens ansvar

Det är viktigt att du som projektledare läser och förstår villkoren för finansieringen. Projektledaren är ansvarig gentemot prefekt, dekan och rektor för att finansiärens krav uppfylls. Observera att om du är medsökande i en ansökan som administreras av en annan organisation, påtar du dig en projektledares ansvar.

När ditt projekt blir beviljat

• Skicka beslutet från finansiären till diariet. Beslut om beviljat projekt skickas från diariet som information till ansvarig dekan, prefekt, ekonom och kommunikatör. Kontakta din fakultetsadministratör för support.
   
• Informera dina kollegor om framgången.
   
• Ta en tidig kontakt med din ekonom för att boka ett möte för att planera projektbudget. Eventuella förändringar i projektbudgeten som uppkommer på grund av förändringar i medelstilldelningen från finansiär måste godkännas av ansvarig person i enlighet med Karlstads universitets Arbets- och delegationsordning.
   
• Kommunicera din framgång! Gör en kommunikationsplan. Kontakta kommunikatören på din fakultet för support.
   
• Det rekommenderas att utveckla en datahanteringsplan för projektet. Kontakta forskningsdatagruppen för support.
   
• I förekommande fall starta processen för att skapa avtal med projektpartner. Kontakta universitetsjurist för support.
   
• Definiera resurser för projektet och eventuell rekrytering. Kontakta prefekt och HR-specialist om rekrytering behövs.
   
• Planera administrativa resurser för projektet. Kontakta fakultetskansliet.
   
• I förekommande fall, överväg upphandling. Kontakta upphandlingsenheten.
   
• Säkerställ etikgranskning av projektet. Kontakta etikrådgivare vid din fakultet för support.
   
• Skicka dokument kopplade till projektet till diariet, till exempel:
  • avtal med finansiären
  • avtal med projektpartners
  • ansökan och beslut om forskningsetik
  • datahanteringsplan.

Under projektet

Detta är spännande tider för alla inblandade. Forskningsprojektet kan starta!

För dig som projektledare innebär detta många uppgifter, t.ex. planering, genomförande av aktiviteter, förvaltning av medel och rapportering. Det är viktigt att du som projektledare förstår och uppfyller finansiärens krav och agerar i enlighet med universitetets regler och rutiner. Detta skyddar dig från potentiella problem med finansiärer eller partners. Misslyckas du att uppfylla finansiärens krav kan detta leda till påföljder och det kan påverka förhållandet med bidragsgivaren eller partners.

• Utför forskningsaktiviteter och uppdatera projektplanen vid behov.
   
• Se till att medel används på rätt sätt i enlighet med finansiärens krav och genomför eventuella ändringar i användningen av tilldelade medel. Genomför regelbunden uppföljning med ekonom.
   
• Skicka in obligatoriska rapporter, både vetenskapliga och ekonomiska, till finansiären.
   
• Kontrollera så att du följer finansiärens krav på öppen åtkomst. Kontakta publiceringsstödet på biblioteket.
   
• Håll prefekt, HR-specialist och ekonom informerad om:
  • anställningsavtal som ska förlängas eller avslutas, minst två månader i förväg.
  • frånvaro i projektet (t.ex. föräldraledighet eller längre sjukdomsperiod).
     
• Skicka dokument till diariet, till exempel:
  • rapporter, både vetenskapliga och ekonomiska
  • ändringar i avtal
  • budgetförändringar
  • uppdateringar av datahanteringsplanen.

Projektavslut

Projektavslut är en kritisk del i alla forskningsprojekt. Om det görs på ett bra sätt kan detta bli plattformen för framtida forskningsprojekt och forskningsfinansiering, men om det görs dåligt kan det potentiellt bli svårt att få framtida finansiering individuellt och för organisationen eller så kan det få andra negativa konsekvenser.

• Kommunicera dina forskningsresultat i lämpliga kanaler.
   
• Kontakta ekonomen för att gå igenom och avsluta projektets ekonomi.
   
• Skicka in slutrapporter till finansiären, både vetenskapliga och ekonomiska.
   
• Gallra och arkivera dina forskningsdata.
   
• Skicka dokument till diariet:
  • slutrapporter, både vetenskapliga och ekonomiska.