Steg 5: Projektavslut
Projektavslut är en kritisk del i alla forskningsprojekt. Om det görs på ett bra sätt kan detta bli plattformen för framtida forskningsprojekt och forskningsfinansiering, men om det görs dåligt kan det potentiellt bli svårt att få framtida finansiering individuellt och för organisationen eller så kan det få andra negativa konsekvenser.
När projektperioden närmar sig sitt slut är det viktigt att tillhandahålla all dokumentation i enlighet med finansiärens riktlinjer. De flesta finansiärer kräver en slutlig aktivitetsrapport, eller teknisk rapport, som beskriver uppnådda forskningsresultat i förhållande till projektets mål och åtaganden. Slutlig ekonomisk rapport upprättas i samarbete med ekonom.
Det är också viktigt att avsluta projektet i ekonomisystemet. Har inte alla medel upparbetats kan det bli aktuellt med återbetalning till finansiären. Har budgeten dragits över krävs extra samfinansiering. I båda fallen ska avvikelserna meddelas prefekt.
Ekonomisk slutredovisning och projektavslut
Kontakta din ekonom i god tid innan projektet tar slut. Beakta följande:
- Ska revisor bokas? Viktigt att boka i god tid innan projektperioden tar slut.
- Se över totalbudgeten och upparbetade kostnader.
- Hur ska den ekonomiska slutrapporten till finansiären se ut? Är det elektroniskt återrapportering?
- Finns det avskrivningskostnader kvar på inköpta investeringar?
Tips! Samla projektmedlemmar och involverad personal för ett avslutande möte. Diskutera och dokumentera framgångsfaktorer och möjligheter till förbättringar. Dela dina erfarenheter med dina kollegor och spara dessa till nästa beviljade projekt.